Kundenportal: Darstellung anpassen und Angebote freigeben

Dieser Artikel ergänzt Kundenportal einrichten und nutzen. Er zeigt, wie Sie das Portal an Ihr Erscheinungsbild anpassen und wie Kunden Angebote sehen und freigeben. Für Angebote gibt es zwei getrennte Wege: Sie zeigen ein Angebot im Portal an, oder der Kunde gibt ein Angebot per Link frei.

1. Logo und Farben anpassen

Öffnen Sie Einstellungen (Zahnrad) › Systemeinstellungen › Kundenportal und scrollen Sie zum Bereich Darstellung.

  1. Unter Firmenlogo klicken Sie auf Datei wählen und dann auf Logo hochladen. Erlaubt sind JPG und PNG bis 5 MB. Am besten eignet sich ein breites Logo mit mindestens 400 px Breite, als PNG mit transparentem Hintergrund. Größere Bilder verkleinert CATAMA auf höchstens 600 × 200 px.
  2. Setzen Sie den Haken Logo im Portal anzeigen. Er ist anfangs aus, damit ein hochgeladenes Logo erst nach Ihrer Prüfung erscheint.
  3. Wählen Sie bei Bedarf eine Akzentfarbe für Schaltflächen und Hervorhebungen und eine Schriftfarbe. Über Standardfarbe kehren Sie zu den CATAMA-Farben zurück.
  4. Speichern Sie die Systemeinstellungen.

Hat die Schriftfarbe auf weißem Hintergrund zu wenig Kontrast, weist CATAMA darauf hin. Wählen Sie dann eine dunklere Farbe, damit Kunden die Texte gut lesen können.

Über Logo anzeigen prüfen Sie das hochgeladene Bild, mit Logo entfernen löschen Sie es. Logo hochladen und entfernen dürfen nur Administratoren.

2. Angebot im Portal anzeigen

Rechnungen und Gutschriften erscheinen im Portal automatisch ab der Fakturierung. Angebote dagegen sieht der Kunde erst, wenn Sie sie freigeben.

  1. Öffnen Sie das Angebot.
  2. Setzen Sie im Bereich Kundenportal den Haken Im Kundenportal freigeben.
  3. Klicken Sie auf das Speichern-Symbol daneben (Kundenportal-Sichtbarkeit speichern). CATAMA bestätigt: Die Kundenportal-Sichtbarkeit wurde gespeichert.

In der Angebotsliste zeigt ein Auge, ob das Angebot im Portal freigegeben ist. Ändern können Sie das nur im Angebot selbst. Die Freigabe setzen dürfen Super-User und Administratoren.

Der Kunde sieht das Angebot mit dem Status offen oder angenommen und kann das PDF herunterladen. Annehmen oder ablehnen kann er das Angebot im Portal nicht. Dafür gibt es die Online-Freigabe (Abschnitt 3). Gewandelte und stornierte Angebote verschwinden aus dem Portal.

3. Online-Freigabe durch den Kunden

Mit der Online-Freigabe bekommt der Kunde einen Link zu einem Angebot oder Kostenvoranschlag. Auf der Seite hinter dem Link gibt er die Leistungen frei oder lehnt sie ab. Ein Portal-Zugang ist dafür nicht nötig.

Einrichten

Öffnen Sie Einstellungen (Zahnrad) › Systemeinstellungen › Planung › Terminbenachrichtigungen und dort den Block Kostenvoranschlag-Freigabe online.

  • Online-Freigabe aktivieren blendet im Beleg den Menüpunkt Freigabe online anfordern ein.
  • Gültigkeit des Links in Stunden legt fest, wie lange der Link funktioniert. Voreingestellt sind 168 Stunden, also sieben Tage.
  • PDF des Kostenvoranschlags mitsenden hängt das PDF an E-Mail und WhatsApp an.
  • Betreff, E-Mail Text, SMS Text und, wenn WhatsApp eingerichtet ist, WhatsApp Text. Verfügbare Platzhalter: {{approval_url}}, {{customer_name}}, {{reference}}, {{document}} und {{total}}. Bleibt der WhatsApp-Text leer, verwendet CATAMA den SMS-Text.

Freigabe anfordern

  1. Öffnen Sie das Angebot oder den Auftrag.
  2. Wählen Sie im Menü Unterschrift den Eintrag Freigabe online anfordern.
  3. Wählen Sie den Weg: E-Mail, SMS, WhatsApp oder Link kopieren, wenn Sie den Link selbst weitergeben möchten. Prüfen Sie E-Mail-Adresse bzw. Mobilnummer.
  4. Klicken Sie auf Anforderung senden bzw. Link kopieren.

Solange der Kunde nicht geantwortet hat, steht der Beleg auf dem Unterstatus Freigabe steht aus.

Was der Kunde sieht

Der Kunde sieht die Positionen, die Summen und das Ablaufdatum des Links. Er klickt auf Freigabe erteilen oder Nicht freigeben. Eine Anmerkung und eine Unterschrift kann er ergänzen, beides ist freiwillig. Mit der Freigabe beauftragt er Ihren Betrieb verbindlich mit den aufgeführten Leistungen.

Ergebnis in CATAMA

  • Im Beleg steht unter Online-Freigabe das Ergebnis. Über Freigegebene Positionen anzeigen bzw. Entscheidung anzeigen sehen Sie genau den Stand, den der Kunde freigegeben hat, auch wenn der Beleg danach noch geändert wurde.
  • Der Unterstatus Freigabe steht aus entfällt. Eine Freigabe markiert den Beleg als akzeptiert.
  • Die Entscheidung erscheint in der Unterschriften-Historie, im Ereignisprotokoll und in der Kommunikationshistorie des Kunden. Wer die Freigabe angefordert hat, bekommt eine E-Mail.

Anfrage zurückziehen

Im Dialog Freigabe online anfordern stehen unter Bisherige Anforderungen alle früheren Anfragen. Eine offene Anfrage nehmen Sie über Zurückziehen zurück. Fordern Sie eine neue Freigabe an, zieht CATAMA die vorherige offene Anfrage automatisch zurück. Der Kunde sieht dann einen Hinweis, dass die Anfrage nicht mehr gilt.

Hinweise

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