Unterschriften digital einholen: Tablet, E-Mail und SMS

Belege wie Aufträge, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, DSGVO-Erklärungen, Probefahrtvereinbarungen oder Camper-Bestellungen lassen Sie in CATAMA digital unterschreiben – ganz ohne Ausdruck. Dafür gibt es drei Wege: Der Kunde unterschreibt sofort am Bildschirm, er unterschreibt am Unterschriften-Tablet in Ihrem Haus, oder er bekommt einen Link per E-Mail beziehungsweise SMS und unterschreibt bequem von zu Hause.

Sobald unterschrieben wurde, meldet CATAMA das automatisch der Person, die die Unterschrift angefordert hat. Das fertige PDF liegt anschließend beim Beleg und ist über die Unterschriften-Historie jederzeit wieder auffindbar.

Einmalige Einrichtung

Ein Unterschriften-Tablet einrichten

Ein Tablet ist in CATAMA schlicht ein eigener Benutzer, der statt des Dashboards die Warteschlange der offenen Unterschriften angezeigt bekommt. Sie legen ihn an unter Mitarbeiter & Verwaltung › Benutzer & Mitarbeiter.

  1. Neuen Benutzer anlegen, zum Beispiel mit dem Namen „Tablet Empfang“ oder „Tablet Werkstatt“.
  2. Dem Benutzer die Filiale zuweisen, in der das Gerät steht.
  3. Den Haken bei „als Unterschriften-Tablet verwenden“ setzen.
  4. Speichern und sich auf dem Tablet einmalig mit diesem Benutzer anmelden.

Sie können beliebig viele Tablets anlegen, zum Beispiel eines pro Filiale oder eines pro Arbeitsplatz. Es funktioniert jedes Gerät mit Browser: iPad, Android-Tablet oder ein Touch-Monitor am Empfang.

Laufzeiten, SMS-Text und Empfänger festlegen

Die allgemeinen Vorgaben finden Sie unter System-Einstellungen › E-Mail Setup › Benachrichtigungen › Unterschriften-Anforderungen.

  • Gültigkeitsdauer Tablet-Anforderung (Stunden): Wie lange ein Beleg in der Warteschlange des Tablets steht, bevor er automatisch verschwindet. Standard: 24 Stunden.
  • Gültigkeitsdauer Link-Anforderung (Stunden): Wie lange ein per E-Mail oder SMS versendeter Unterschriften-Link gültig ist. Standard: 168 Stunden, also 7 Tage.
  • Am Tablet automatisch öffnen, wenn nur eine Anforderung offen ist: Ist der Haken gesetzt und liegt genau ein Beleg in der Warteschlange, springt das Tablet sofort in die Unterschrift. Ideal für den Kundenempfang.
  • SMS Unterschriften-Anfrage: Der Text, den der Kunde per SMS erhält. Der Platzhalter {{signature_url}} wird durch den Link ersetzt.

Im selben Bereich hinterlegen Sie unter „Unterschriebene Belege“ optional eine E-Mail-Adresse, an die jeder fertig unterschriebene Beleg automatisch geschickt wird – zum Beispiel an die Buchhaltung.

1. Unterschrift anfordern

Wo Sie die Funktion finden

Im geöffneten Beleg (Auftrag, Angebot, Rechnung) bietet der Button „Unterschrift“ in der Kopfzeile die drei Wege zur Unterschrift an:

  • „Direkt unterschreiben …“ – der gewählte Beleg öffnet sich sofort zum Unterschreiben am Bildschirm.
  • „Unterschrift per E-Mail einholen …“ – der Kunde erhält den Unterschriften-Link per E-Mail oder SMS.
  • „Unterschriftenanforderung …“ (früher „Unterschrift senden …“) – die Anforderung geht an ein Unterschriften-Tablet oder per E-Mail an einen Mitarbeiter.

In allen drei Fällen wählen Sie im Dialog zuerst, welcher Beleg unterschrieben werden soll. Dieselben Wege finden Sie außerdem in den Beleglisten (Aufträge, Angebote, Rechnungen) über das Kontextmenü der Zeile, im Kundenstamm für die DSGVO-Erklärung, in der Probefahrtvereinbarung sowie in den Editoren für Camper-Bestellung und Camper-Kaufvertrag.

Der Dialog „Direkt unterschreiben“

Der Dialog listet alle Belege auf, die zu diesem Vorgang unterschrieben werden können – zum Beispiel Auftrag, Lieferschein und DSGVO-Erklärung. Ein Klick auf den gewünschten Eintrag öffnet den Beleg direkt zum Unterschreiben, ohne weitere Bestätigung.

Der Dialog „Unterschrift per E-Mail einholen“

  1. Beleg wählen. Das Feld erscheint nur, wenn an dieser Stelle mehrere Dokumente zur Auswahl stehen.
  2. E-Mail oder SMS als Versandweg antippen.
  3. Adresse beziehungsweise Mobilnummer prüfen – beide sind aus dem Kundenstamm vorbelegt.
  4. Auf „Anforderung senden“ klicken.

E-Mail und SMS gehen sofort aus der jeweiligen Standardvorlage hinaus, Sie müssen nichts weiter tun.

Der Dialog „Unterschriftenanforderung“

  1. Beleg wählen, wie oben nur bei mehreren Dokumenten.
  2. Ziel antippen: Unterschriften-Tablet oder Mitarbeiter per E-Mail.
  3. Beim Tablet ein bestimmtes Gerät auswählen oder die Einstellung „Warteschlange der Filiale“ stehen lassen – dann sehen alle Tablets der Filiale den Beleg.
  4. Beim Mitarbeiter den Namen aus der Liste wählen. Die hinterlegte E-Mail-Adresse wird eingesetzt und lässt sich bei Bedarf überschreiben.
  5. Auf „Anforderung senden“ klicken.

2. Unterschreiben am Tablet

Auf dem Tablet ist der Tablet-Benutzer dauerhaft angemeldet. Statt des Dashboards erscheint dort die Warteschlange der offenen Unterschriften, die sich alle paar Sekunden von selbst aktualisiert.

  1. Der gesendete Beleg erscheint innerhalb weniger Sekunden als Karte in der Liste – mit Belegbezeichnung, Kundenname, Wartezeit und Restlaufzeit.
  2. Die Markierung „Für dieses Tablet“ beziehungsweise „Filiale“ zeigt, ob der Beleg gezielt an dieses Gerät oder an die Filialwarteschlange ging.
  3. Auf „Jetzt unterschreiben“ tippen: Der Beleg öffnet sich im Vollbild, der Kunde liest ihn und unterschreibt mit dem Finger.
  4. Nach dem Speichern schließt sich der Beleg automatisch und die Warteschlange erscheint wieder.

Möchte der Kunde doch nicht unterschreiben, entfernen Sie den Eintrag mit „Verwerfen“. Über „Aktualisieren“ laden Sie die Liste sofort neu, mit „Abmelden“ verlassen Sie den Tablet-Modus.

Der Kunde erhält einen kurzen, persönlichen Link. Ein Klick genügt – ohne Anmeldung und ohne App:

  1. Der Link öffnet den Beleg direkt im Browser des Kunden, auch am Smartphone.
  2. Der Kunde unterschreibt mit dem Finger beziehungsweise der Maus und speichert.
  3. Der unterschriebene Beleg wird sofort in CATAMA hinterlegt.

Jeder Link gilt nur für diesen einen Beleg und kann nur einmal verwendet werden. Ist er nicht mehr gültig, sieht der Kunde eine freundliche Hinweisseite – je nachdem, ob bereits unterschrieben wurde, der Link abgelaufen ist oder Sie die Anfrage zurückgezogen haben.

4. Meldung, sobald unterschrieben wurde

Sie müssen nichts nachschauen: Sobald der Kunde unterschrieben hat, erscheint bei der Person, die die Unterschrift angefordert hat, oben rechts am Bildschirm eine Meldung – ganz gleich, in welchem Modul sie gerade arbeitet.

  • Die Meldung nennt Beleg, Kunde beziehungsweise Tablet und Uhrzeit der Unterschrift.
  • Sie bleibt stehen, bis Sie sie wegklicken. So geht keine Unterschrift unter, auch wenn Sie gerade nicht am Platz waren.
  • Über „Unterschriften-Historie“ in der Meldung springen Sie direkt zum unterschriebenen Beleg.
  • Mehrere Unterschriften stapeln sich untereinander, die neueste liegt oben.

Solange Sie eine Meldung nicht weggeklickt haben, wird sie Ihnen auch nach dem nächsten Anmelden erneut angezeigt.

Hinweis: Die Meldung sieht nur die Person, die die Unterschrift angefordert hat. Unterschriften, die direkt am Arbeitsplatz geleistet werden, lösen bewusst keine Meldung aus.

5. Unterschriebene Belege finden

Jede geleistete Unterschrift wird protokolliert. Sie finden das Protokoll im Beleg über „Unterschrift“ › „Unterschriften-Historie“ beziehungsweise über den gleichnamigen Eintrag im Kontextmenü der Belegliste.

  • Die Liste zeigt ID, Zeitpunkt, Beleg und Belegart jeder Unterschrift. Die Belegart steht als Kennzeichen in der Spalte Typ, also zum Beispiel „Auftrag“, „Angebot“, „Werkstattauftrag“ oder „Lieferschein (+ Preise)“.
  • Über Anzeigen, Drucken und E-Mail öffnen, drucken oder versenden Sie das unterschriebene PDF.
  • Liegt noch keine Unterschrift vor, weist die Übersicht darauf hin, statt eine leere Tabelle zu zeigen.

Ist in den Systemeinstellungen ein Empfänger für unterschriebene Belege hinterlegt, geht das fertige PDF zusätzlich automatisch per E-Mail dorthin.

Häufige Fragen und Stolpersteine

  • Beleg vorher speichern: Es wird immer der zuletzt gespeicherte Stand unterschrieben. Änderungen also erst speichern, dann die Unterschrift anfordern.
  • E-Mail-Adresse und Mobilnummer: Für den Versand per E-Mail oder SMS muss beim Kunden eine Adresse beziehungsweise eine Mobilnummer hinterlegt sein. Sie können sie im Dialog aber auch einmalig von Hand eintragen.
  • Nichts im Tablet zu sehen? Prüfen Sie, ob das Tablet der richtigen Filiale zugeordnet ist. Belege ohne gezieltes Gerät erscheinen nur auf den Tablets der Filiale, zu der der Beleg gehört.
  • Beleg nach dem Senden geändert? Dann die alte Anforderung am Tablet verwerfen und einfach neu senden – der Link zum alten Stand wird damit ungültig.
  • Link abgelaufen: Kein Problem, senden Sie die Unterschrift einfach erneut. Die Laufzeiten stellen Sie in den Systemeinstellungen ein.
  • Datenschutz: Der Link enthält einen langen, zufälligen Schlüssel, gilt nur für einen einzigen Beleg und verfällt nach der Unterschrift beziehungsweise nach Ablauf der Frist.

Sollten Sie Fragen zum digitalen Einholen von Unterschriften im CATAMA haben, steht Ihnen unser Support jederzeit zur Verfügung.

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