Im Kundenportal sehen Ihre Kunden Stammdaten, Fahrzeuge sowie Rechnungen, Angebote und Gutschriften inklusive PDF. Änderungen an den Stammdaten schickt der Kunde als Änderungswunsch – übernommen wird nur, was Sie in CATAMA freigeben. Sichtbar sind fakturierte Rechnungen und Gutschriften sowie Angebote, die Sie freigegeben haben.

Einmalige Einrichtung

Die Grundeinstellungen liegen unter System › Einstellungen › Kundenportal.

1. Haken bei Kundenportal aktivieren setzen. Erst dann ist die Portal-Adresse erreichbar.
2. Unter Sichtbare Bereiche festlegen, was der Kunde sehen darf: Fahrzeuge, Rechnungen, Angebote und Gutschriften.
3. Optional Selbstregistrierung erlauben, wenn sich Kunden mit ihrer Kundennummer selbst anmelden dürfen.
4. Betreff und Text der Willkommens-Mail prüfen. Der Platzhalter {{activation_url}} muss im Text stehen – ohne ihn kann der Kunde kein Passwort setzen.
5. Bei Benachrichtigung bei Selbstregistrierung an eine interne Adresse eintragen.
6. Speichern.

Die Adresse für Ihre Kunden lautet https://ihre-catama-adresse/customer-portal/login.

Wichtig: Setzen Sie unter System › Einstellungen › System › Sicherheit › Login Pfad einen eigenen Pfad für den CATAMA-Login, zum Beispiel login. Sonst liegt der interne Login unter derselben Adresse, die Sie an Kunden weitergeben.

1. Zugang für einen Kunden einrichten

Öffnen Sie den Kunden unter Kunden & Kontakte › Kunden und wechseln Sie auf Portal-Zugang.

1. Haken bei Kundenportal freigegeben setzen. Ohne diesen Schalter kommt der Kunde nicht ins Portal.
2. E-Mail-Adresse prüfen (aus den Stammdaten vorbelegt), Sprache wählen und auf Portal-Zugang einrichten klicken.
3. Der Kunde erhält die Willkommens-Mail mit dem Aktivierungslink und setzt sein Passwort selbst.

Ein Kunde darf mehrere Zugänge haben, zum Beispiel für Buchhaltung und Fuhrpark. In der Tabelle sehen Sie E-Mail, Status, Sprache und letzten Login. Über die Zeile geben Sie frei, sperren, senden die Einladung erneut oder löschen den Zugang.

Nach acht falschen Passworteingaben sperrt CATAMA den Zugang für 15 Minuten. Die letzte Anmeldung erscheint außerdem in den Basisdaten unter Letzter Portal-Login und im Eventlog des Kunden.

2. Selbstregistrierung

Ist die Selbstregistrierung aktiv, findet der Kunde auf der Anmeldeseite Zugang beantragen. Er gibt Kundennummer, E-Mail und Passwort ein. Der Zugang entsteht als Wartet auf Freigabe, bis Sie ihn im Tab Portal-Zugang freigeben. Stimmen E-Mail und Kundenstamm überein und ist Registrierung automatisch freigeben aktiv, wird der Zugang sofort aktiv.

3. Änderungswünsche freigeben

Der Kunde überschreibt Stammdaten nicht selbst. Offene Wünsche stehen im Kunden unter Portal-Zugang › Änderungswünsche aus dem Portal als Vergleich „Bisher“ gegen „Wunsch“. Pro Feld setzen Sie den Haken und übernehmen mit Ausgewählte übernehmen oder lehnen mit Ablehnen ab. Wurde ein Feld intern inzwischen geändert, markiert CATAMA die Zeile gelb.

4. Belege freigeben und sperren

Die Sichtbarkeit steuern Super-User und Administratoren im Beleg selbst, nicht mit einem Klick auf das Auge in der Liste.

• Rechnungen und Gutschriften erscheinen ab der Fakturierung. Im Editor blenden Sie einzelne Belege mit Im Kundenportal ausblenden aus und übernehmen das mit dem Speichern-Knopf daneben – auch wenn der Beleg bereits fakturiert ist.
• Angebote erscheinen erst nach Im Kundenportal freigeben. Ein gewandeltes oder storniertes Angebot verschwindet aus dem Portal.

Entwürfe, Stornos und interne Belegarten (Fahrzeugankauf, Bestellung, interner Auftrag, GA-Auftrag, Lead, Vermittlungskaufvertrag) sieht der Kunde nicht.

Darstellung

Unter System › Einstellungen › Kundenportal › Darstellung laden Sie ein Firmenlogo (JPG oder PNG) und setzen die Haken Logo im Portal anzeigen. Akzentfarbe und Schriftfarbe passen Schaltflächen und Texte an Ihr Erscheinungsbild an.

Das Portal spricht Deutsch, Englisch und Italienisch. Der Kunde schaltet über DE · EN · IT um; die Wahl wird am Zugang gespeichert.

Häufige Fragen

• Kunde kann sich nicht anmelden. Drei Dinge müssen stimmen: das Portal ist aktiv, beim Kunden ist Kundenportal freigegeben gesetzt, der Zugang steht auf Aktiv. Das Kundenkonto darf nicht gesperrt sein.
• Aktivierungslink abgelaufen. Der Link gilt 14 Tage. Danach im Kunden Einladung erneut senden klicken.
• Willkommens-Mail bleibt leer. Ohne Text in den Einstellungen wird keine Mail eingereiht. Text hinterlegen und die Einladung erneut senden.