An der Theke erfasst der Kunde seine Stammdaten selbst. Vor dem Speichern sieht er seine Angaben und die hinterlegte Datenschutzinformation und muss den Datenschutz bestätigen. Danach ist das Formular wieder leer für den nächsten Kunden. Bestehende Kunden kann er dort weder suchen noch ändern.

Einmalige Einrichtung

Die Einstellung liegt unter System › Einstellungen › Kundenportal, Abschnitt Kunden-Self-Check-in. Die Suche in den Einstellungen findet den Abschnitt über den Begriff Check-in und öffnet diesen Reiter.

1. Haken bei Kunden-Self-Check-in aktivieren setzen. Ohne diesen Haken zeigt die Adresse nur den Hinweis, dass die Erfassung nicht freigeschaltet ist.
2. Optional eine Kiosk-PIN eintragen, mindestens 4 Zeichen, und speichern. Ohne PIN ist die Seite offen, sobald sie aktiv ist. Die PIN schützt das Tablet, nicht einzelne Kunden.
3. Die Adresse steht im Hinweistext des Abschnitts. Sie lautet https://ihre-catama-adresse/customer-checkin.
4. Speichern.

Öffnen Sie diese Adresse auf einem eigenen Tablet an der Theke, nicht im Browser, in dem ein Mitarbeiter in CATAMA angemeldet ist.

Eine neue PIN gilt ab der nächsten Browser-Sitzung. Ein Tablet, das schon entsperrt ist, bleibt bis zum Schließen des Browsers offen. Zum Entfernen der PIN den Haken PIN entfernen setzen, das PIN-Feld leer lassen und speichern. Eine neue PIN tragen Sie ins Feld ein; leer lassen behält die hinterlegte PIN.

Darstellung und Einleitung

Unter Darstellung im Check-in gelten Logo, Akzentfarbe und Schriftfarbe wie im Kundenportal. Die Farben stellen Sie oben im Bereich Darstellung des Kundenportals ein.

• Logo im Check-in anzeigen schaltet das Firmenlogo über dem Formular ein. Das Logo selbst laden Sie im Kundenportal unter Darstellung.
• Einleitungstext steht unter der Überschrift auf dem Formular. Leer lassen verwendet den Standardtext.

Felder festlegen

Unter Felder im Check-in legen Sie fest, was der Kunde sieht und was ausgefüllt sein muss. Die mitgelieferte Auswahl ist der Standard.

• Anzeigen blendet das Feld ein. Pflicht verlangt eine Eingabe. Ein ausgeschaltetes Feld kann nicht Pflicht sein.
• Art (Privat oder Firma) bleibt immer sichtbar und ist immer Pflicht.
• Vorname und Nachname gelten bei Privat als Pflicht, der Firmenname bei Firma, sobald diese Felder angezeigt werden.
• Mindestens eines der angezeigten Kontaktfelder muss gefüllt sein: Telefon, weiteres Telefon, Mobil oder E-Mail.
• Der Datenschutz bleibt immer Pflicht und lässt sich nicht abschalten.

Standardfelder sind Anrede, Firmenname, Vorname, Nachname, Straße, Adresszusatz, PLZ, Ort, Land und die Kontaktfelder. Weitere Felder sind im Standard aus und erscheinen erst nach dem Einschalten: Fax, Website, Geburtstag, USt-IdNr., Ausweisnummer, weitere E-Mail und Ortsteil.

1. Kunde am Tablet erfassen

1. Die Adresse auf dem Tablet öffnen. Ist eine PIN hinterlegt, erscheint zuerst Tablet entsperren. Die Entsperrung gilt für diesen Browser, nicht für jeden einzelnen Kunden.
2. Der Kunde wählt Privat oder Firma. Bei Firma erscheint der Firmenname, bei Privat sind Vor- und Nachname die Namensfelder.
3. Er trägt die eingeblendeten Felder aus und tippt auf Weiter zur Bestätigung. Einmal tippen und warten.

Die Seite spricht Deutsch, Englisch und Italienisch. Der Umschalter DE · EN · IT steht unter dem Formular. Telefonnummern werden wie im Kundenstamm formatiert, solange die automatische Formatierung dort nicht abgeschaltet ist.

2. Angaben und Datenschutz vor dem Speichern

Weiter zur Bestätigung speichert noch nichts. Der Kunde sieht zuerst:

• Ihre Angaben mit allem, was er gerade eingetragen hat.
• Datenschutzinformation aus der hinterlegten Datenschutzvorlage. Seine Angaben stehen in diesem Text, soweit die Vorlage Platzhalter für den Kunden enthält. Ist die DSGVO-Vorlage V2 aktiv, wird diese Vorlage verwendet, sonst die hinterlegte Standardvorlage.

Erst hier setzt er den Haken Ich habe die Datenschutzinformation gelesen und willige ein … und tippt auf Daten speichern. Ohne Haken wird nicht gespeichert. Angaben ändern führt zurück ins Formular, die Eingaben bleiben stehen.

3. Nach dem Speichern

Die Bestätigung zeigt den Namen und die Kundennummer. Weiteren Kunden anlegen öffnet wieder das leere Formular. Ein Neuladen der Bestätigung legt keinen zweiten Kunden an.

Ist die automatische Vergabe der Debitorennummer aktiv, ist die angezeigte Nummer die FiBu-Nummer. Sonst die interne Kundennummer.

4. Den neuen Kunden in CATAMA finden

Öffnen Sie Kunden & Kontakte › Kunden und suchen Sie nach dem Namen oder der Nummer aus der Bestätigung.

• Der Kunde ist als aktiver Kunde angelegt. Privat wird Privatkunde, Firma wird Geschäftskunde.
• DSGVO liegt vor ist gesetzt, das Datum ist der Tag der Erfassung.
• In den Notizen steht Angelegt über Kunden-Self-Check-in.
• Als Erfasser ist kein Mitarbeiter hinterlegt, weil der Kunde die Daten selbst eingegeben hat.

Was der Kunde nicht kann

• Er kann keine bestehenden Kunden suchen und keine Daten nachträglich ändern.
• Gleicher Name oder gleiche E-Mail legt einen weiteren Kunden an. CATAMA zeigt dabei keinen vorhandenen Treffer an.
• FiBu-Nummer, interne Nummer, Status, Bankdaten und Portalzugang kann er nicht setzen.

Häufige Fragen

• Die Seite sagt „Nicht verfügbar“. Der Haken Kunden-Self-Check-in aktivieren ist nicht gesetzt, oder die Einstellung wurde noch nicht gespeichert.
• Das Tablet fragt immer nach der PIN. Die Entsperrung endet, wenn der Browser geschlossen wird. PIN einmal eingeben, den Browser auf dem Tablet geöffnet lassen.
• PIN vergessen. In den Einstellungen eine neue PIN eintragen oder PIN entfernen setzen und speichern.
• Weiter zur Bestätigung geht nicht. Pflichtfelder der gewählten Art fehlen, oder keines der angezeigten Kontaktfelder ist gefüllt.
• Daten speichern bleibt ohne Bestätigung. Der Haken unter der Datenschutzinformation fehlt. Ohne diesen Haken wird nichts angelegt.
• Der Datenschutztext ist nicht der erwartete. Verwendet wird die hinterlegte Datenschutzvorlage. Mit aktiver DSGVO-Vorlage V2 ist das die V2-Vorlage, sonst die Standardvorlage.