Zahlungen gegen Aufträge buchen – Kurzanleitung

Überblick

Mit dieser Funktion können Sie Zahlungseingänge für erstellte Rechnungen und Aufträge erfassen und verbuchen. Das System überwacht automatisch den Zahlungsstatus und markiert vollständig beglichene Rechnungen entsprechend.

Zahlungsbuchung aufrufen

  1. Öffnen Sie die gewünschte Rechnung/den Auftrag
  1. Klicken Sie im Kontextmenü auf „Zahlungsbuchung“ (Euro-Symbol €)
  1. Es öffnet sich der Zahlungsbuchungs-Dialog

Zahlungsbuchung durchführen

Der Dialog zeigt folgende Informationen:

Registerkarte „Buchungsdaten“

  • Rechnungsbetrag: Der Gesamtbetrag der Rechnung
  • Offener Betrag: Der noch zu begleichende Restbetrag
  • Buchungsdatum: Datum des Zahlungseingangs (Standard: heutiges Datum)
  • Buchungsbetrag: Der eingegangene Zahlungsbetrag
  • Zahlungsart: Art des Zahlungseingangs (z.B. Überweisung, Bar, Kassenbuch)
  • Buchungsvermerk: Optional – Notiz zur Zahlung (z.B. Verwendungszweck, Referenznummer)

Buchungsablauf

  1. Buchungsdatum prüfen/anpassen (falls erforderlich)
  1. Buchungsbetrag eingeben (kann Teilbetrag oder Vollbetrag sein)
  1. Optional: Buchungsvermerk hinzufügen (z.B. „Überweisung vom Kunden“)
  1. Klicken Sie auf „Buchen“

Nach der Buchung

Das System informiert Sie über den Buchungserfolg:
  • ✅ „Zahlungseingang erfolgreich verbucht (Rechnung nicht vollständig beglichen)“ – Es verbleibt noch ein offener Restbetrag
  • ✅ „Zahlungseingang erfolgreich verbucht (Rechnung vollständig beglichen)“ – Die Rechnung ist komplett bezahlt
Bei vollständiger Begleichung wird die Rechnung automatisch auf den Status „bezahlt“ gesetzt.

Teilzahlungen

Sie können mehrere Teilzahlungen buchen:
  1. Buchen Sie den ersten Teilbetrag wie oben beschrieben
  1. Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Zahlungseingänge
  1. Alle Buchungen werden im Register „Buchungen“ historisch aufgezeichnet

Registerkarte „Buchungen“

Hier sehen Sie die Historie aller Zahlungsbuchungen:
  • Datum: Wann wurde die Zahlung gebucht
  • Buchungsart: Art der Zahlung (Überweisung, Bar, etc.)
  • Buchungswert: Höhe des gebuchten Betrags
  • Buchungsnotiz: Hinterlegte Vermerke
  • Mitarbeiter: Wer hat die Buchung durchgeführt

Gutschriften verrechnen

Falls für den Kunden Gutschriften vorhanden sind:
  • Aktivieren Sie die Option „Verfügbare Gutschrift verrechnen“
  • Das System verrechnet automatisch offene Gutschriften mit der Rechnung
  • Die Verrechnung wird sowohl in der Rechnung als auch in der Gutschrift dokumentiert

Kassenbuch-Integration

Bei Auswahl der Zahlungsart „Bar“ oder „Kassenbuch“:
  • Wird automatisch eine entsprechende Kassenbuchung erstellt
  • Die Buchung erscheint im Kassenbuch mit Verweis auf die Rechnung

Schnellbuchung „Als bezahlt markieren“

Für die Vollbuchung gibt es eine Schnellfunktion:
  1. Klicken Sie auf „Als bezahlt markieren“
  1. Bestätigen Sie die Aktion
  1. Die Rechnung wird sofort als vollständig beglichen markiert
Hinweis: Diese Funktion bucht den kompletten Restbetrag ohne weitere Eingaben.

Berechtigungen

Die Funktion „Zahlungsbuchung“ steht nur Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, falls Sie keinen Zugriff haben.
Tipp: Sie können jederzeit in der Buchungshistorie nachvollziehen, wann welche Zahlungen eingegangen sind und von wem diese gebucht wurden.

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