Über die Lexware-Office-API (in CATAMA noch als lexoffice bezeichnet) senden Sie eine fertige Rechnung aus CATAMA als Rechnung nach Lexware Office. Angebote, Aufträge und Gutschriften gehen diesen Weg nicht. Der DATEV-Export bleibt ein eigener Weg.

1. API-Schlüssel in Lexware Office anlegen

Die Schnittstelle braucht ein Konto bei Lexware Office (früher lexoffice), nicht die klassische Lexware-Desktop-Buchhaltung.

1. In Lexware Office anmelden.
2. Unter Einstellungen › Erweiterungen › Public API einen API-Schlüssel anlegen, oder direkt app.lexware.de/addons/public-api öffnen.
3. Dem Schlüssel das Schreibrecht für Rechnungen geben. Ohne dieses Recht lehnt Lexware Office den Versand ab.
4. Den Schlüssel kopieren und sicher aufbewahren. Er wird später nicht mehr vollständig angezeigt.

2. Schlüssel in CATAMA hinterlegen

Öffnen Sie Einstellungen (Zahnrad) › Systemeinstellungen › API und klappen Sie den Block lexoffice API auf.

1. Anbieter auf aktiviert setzen.
2. Den API-Schlüssel ins Feld API Key eintragen. CATAMA speichert den Schlüssel nur, wenn er länger als zehn Zeichen ist.
3. Die Systemeinstellungen speichern.

Steht der Schlüssel bereits fest und erscheint der Hinweis, dass er aus der Konfiguration stammt, gilt dieser Server-Schlüssel. Ein anderer Eintrag im Formular ändert den laufenden Versand dann nicht.

3. Rechnung an Lexware Office senden

Öffnen Sie die Rechnung unter Akquise & Abrechnung › Rechnungen.

1. Im Belegmenü An Lexoffice senden wählen. Der Eintrag erscheint erst, wenn ein gültiger Schlüssel aktiv ist.
2. Die Rückfrage Soll das Dokument jetzt an Lexoffice übermittelt werden? mit Ja bestätigen.

CATAMA legt die Rechnung in Lexware Office sofort als fertige Rechnung an, nicht als Entwurf. Bei Erfolg erscheint Beleg wurde erfolgreich zu Lexoffice übermittelt. In der Rechnungsliste steht danach das Kennzeichen LexOffice, in den Belegdetails der Zeitpunkt der Übertragung.

Was übertragen wird

• Empfänger: Name und Anschrift des Kunden, bei Barverkauf der Barverkaufsname. Ist ein Finanzamt als Rechnungsempfänger gesetzt, geht die Adresse dorthin.
• Belegdatum, Lieferdatum, Zahlungsart und Positionen mit Menge, Netto-Preis, Einheit, Rabatt und Steuersatz.
• In der Einleitung: Fahrzeug, FIN und die CATAMA-Belegnummer als Reference, dazu der Einleitungstext der Rechnung. Der Fußtext wandert in die Bemerkung.
• Pakete und Gruppen werden in ihre Einzelpositionen aufgelöst. Textpositionen, Zwischensummen und Leerzeilen entfallen.
• Durchläufer, Differenzbesteuerung und steuerfreie Positionen nach §4 Nr. 8a gehen mit 0 % Steuer.

Hinweise

• Ein zweiter Klick auf An Lexoffice senden erzeugt in Lexware Office eine weitere Rechnung. Vor dem erneuten Senden in Lexware Office prüfen, ob der Beleg schon da ist.
• Ohne übertragbare Positionen (leere Bezeichnung oder Menge 0) schlägt der Versand fehl: Beleg konnte NICHT an Lexoffice übermittelt werden.
• Angebote, Aufträge und Gutschriften haben den Menüpunkt nicht.