Diese Anleitung beschreibt die reine Anwesenheitszeiterfassung: Sie stempeln sich ein, wenn Sie zur Arbeit kommen, aus, wenn Sie gehen, und dazwischen Ihre Pausen. CATAMA bietet dafür drei Wege an – per Klick im Dashboard, mit gedruckten QR-Codes und einem Scanner oder am eigenen Smartphone. Welche Wege in Ihrem Betrieb eingerichtet sind, entscheidet Ihre Betriebsleitung. Nutzen können Sie sie alle parallel.

Alle drei Wege schreiben in dieselbe Stempeluhr. Wer sich morgens am Rechner einstempelt, kann sich abends am Smartphone oder am QR-Terminal wieder ausstempeln – es ist immer derselbe Arbeitstag, unabhängig vom Gerät.

Hinweis: Nicht gemeint ist hier die Auftrags-Zeiterfassung, also das Stempeln auf einen konkreten Auftrag oder eine Auftragsposition. Das ist eine eigene Funktion und wirkt sich nicht auf Ihre Anwesenheitszeit aus.

Das gilt auf allen Wegen

• Immer abwechselnd: Auf ein Einstempeln folgt ein Ausstempeln. Ein zweites Einstempeln wird abgewiesen, solange Sie noch eingestempelt sind – und umgekehrt können Sie sich nicht ausstempeln, wenn Sie gar nicht eingestempelt waren.
• Pause läuft parallel: Ihre Pause wird zusätzlich zur Arbeitszeit erfasst. Sie müssen die Arbeitszeit dafür nicht stoppen. Pause starten geht nur, wenn Sie eingestempelt sind, Pause beenden nur, wenn eine Pause läuft.
• Ihre Zeit, Ihr Stempel: Sie stempeln immer für sich selbst. Nachträgliche Korrekturen sind nur über die Zeitauswertung im Controlling möglich und benötigen entsprechende Rechte.
• Zu früh geht unter Umständen nicht: Ihr Betrieb kann festlegen, wie lange vor Arbeitsbeginn frühestens gestempelt werden darf. Sind Sie zu früh dran, nennt CATAMA die Uhrzeit, ab der es geht („Sie können sich erst ab 06:30 Uhr einstempeln“).

1. Zeiterfassung per Klick im Dashboard

Melden Sie sich wie gewohnt in CATAMA an. Auf der Startseite finden Sie in der rechten Spalte das Kästchen „Meine Anwesenheiten“ mit den beiden Reitern „Zeiterfassung“ und „Stammdaten“. Der Reiter „Zeiterfassung“ ist Ihre Stempeluhr.

Kommen und Gehen

1. Auf das Start-Symbol (Dreieck) klicken. CATAMA fragt nach, ob Sie sich jetzt einstempeln möchten – mit „Ja“ bestätigen.
2. Ihre laufende Arbeitszeit wird direkt daneben mitgezählt.
3. Am Ende des Arbeitstags auf das Stop-Symbol (Quadrat) klicken und die Frage nach dem Ausstempeln mit „Ja“ bestätigen.

Unter der Stempeluhr sehen Sie die Liste „Zuletzt erfasste Anwesenheiten“. Dort können Sie jederzeit nachschauen, ob und wann Ihre Zeiten angekommen sind.

Pausen erfassen

Direkt darunter liegt der Bereich „Pausenerfassung“ mit einem eigenen Start- und Stop-Symbol. Klicken Sie zu Pausenbeginn auf Start und nach der Pause auf Stop – beides wird jeweils nachgefragt.

Ihre Arbeitszeit läuft während der Pause weiter, denn die Pausenzeit wird parallel erfasst und später verrechnet. Sie müssen sich zur Pause also nicht ausstempeln.

Vereinfachte Oberflächen

Arbeiten Sie mit der vereinfachten Startseite „Werkstatt Light“, heißt der Bereich ebenfalls „Meine Anwesenheiten“, die Bedienung ist aber auf Knöpfe mit Klartext umgestellt: „Kommen“ zum Einstempeln, „Gehen“ zum Ausstempeln sowie „Pause“ und „Pause beenden“. Darüber steht Ihr aktueller Status, zum Beispiel „Angemeldet seit 07:42“, „In Pause seit 12:00“ oder „Nicht eingestempelt“. Darunter sehen Sie Ihre letzten Tage mit den erfassten Zeiten und der Tagessumme.

Auch das Mechaniker-Interface für Tablets enthält dieselbe Anwesenheitserfassung.

Hinweis: Die Stempeluhr auf der Startseite muss für Ihre Instanz freigeschaltet sein. Fehlt das Kästchen „Meine Anwesenheiten“, nutzen Sie einen der beiden anderen Wege oder sprechen Sie Ihre Betriebsleitung an.

2. Zeiterfassung per gedrucktem QR-Code und Scanner

An einem Terminal – einem Rechner oder Tablet mit angeschlossenem QR-Scanner – läuft das Zeiterfassungs-Panel. Gestempelt wird dort immer in zwei Schritten:

1. Zuerst scannen Sie Ihren persönlichen Benutzer-QR-Code. Damit weiß das Terminal, wer vor ihm steht. Es bestätigt mit Ihrem Namen.
2. Dann scannen Sie den Aktionscode für das, was Sie tun möchten: „Einstempeln“, „Ausstempeln“, „Pause Start“ oder „Pause Ende“. Die Buchung erfolgt sofort, ohne weitere Rückfrage.

Sie brauchen dafür keinen eigenen Login und keine Maus – nur Ihren Code und den Scanner. Das Eingabefeld auf dem Terminal ist immer aktiv, Sie müssen nirgends hineinklicken.

Die benötigten Codes stehen auf zwei Listen, die einmalig im Bereich „Mitarbeiter & Verwaltung“ über das Drucksymbol erzeugt werden: Die Benutzer QR Liste enthält für jeden aktiven Mitarbeiter einen persönlichen Code mit Namen, die Status QR Liste die vier Aktionscodes. Bewährt hat sich, die Status-Liste am Terminal aufzuhängen und die persönlichen Codes an die Mitarbeiter zu geben – als Karte, am Schlüsselband oder auf dem Werkstattausweis.

Auf dem Terminal laufen zwei Listen mit: „Letzte Scans“ zeigt die letzten Buchungen mit Uhrzeit, „Aktuell eingestempelte Mitarbeiter“ zeigt, wer gerade im Haus ist.

Wichtig zum Ablauf:

• Die Reihenfolge zählt. Scannen Sie zuerst einen Aktionscode, meldet das Terminal „Bitte scannen Sie zuerst Ihren Benutzer QR-Code!“.
• Nach etwa 10 Sekunden ohne zweiten Scan vergisst das Terminal die Zuordnung wieder, damit nicht der nächste Kollege versehentlich auf Ihren Namen stempelt. Scannen Sie dann einfach Ihren Code erneut.
• Es gibt keine Sicherheitsfrage – der zweite Scan bucht direkt. Ein versehentliches Ausstempeln lässt sich nur über die Zeitauswertung korrigieren.
• Neue Mitarbeiter brauchen einen neuen Ausdruck der Benutzer QR Liste, denn der persönliche Code entsteht beim Drucken der Liste.

Hinweis: Die vollständige Einrichtung des Terminals – Scanner-Empfehlung, Anlage des Terminal-Benutzers in der Gruppe „Time-Logger-Panel“ und Drucken der Listen mit Bildschirmfotos – finden Sie im Artikel Zeiterfassung im CATAMA über QR-Scanner (Anwesenheitserfassung).

3. Zeiterfassung am Smartphone

Öffnen Sie CATAMA im Browser Ihres Handys und melden Sie sich wie gewohnt mit Ihren Zugangsdaten an. Auf dem Smartphone erscheint automatisch die mobile Oberfläche: eine aufgeräumte Seite mit Ihrem Namen und großen Schaltflächen, die sich mit dem Daumen bedienen lassen. Sie müssen nichts umstellen und keine App installieren.

Einstempeln und ausstempeln

1. Auf „Arbeitszeit starten“ (Untertitel „Einstempeln“) tippen. Die Zeit läuft sofort, ohne Rückfrage.
2. Oben erscheint das grüne Feld „Arbeitszeit läuft“ mit Ihrer Startzeit, und aus der Schaltfläche wird „Arbeitszeit beenden“.
3. Zum Feierabend auf „Arbeitszeit beenden“ tippen und die Rückfrage mit „Ja“ bestätigen.

Pause am Handy

Sobald Sie eingestempelt sind, erscheint der Knopf „Pause starten“. Nach dem Bestätigen zeigt das Handy „Pause läuft“ samt Startzeit und daneben „Pause beenden“. Auch hier gilt: Die Arbeitszeit läuft während der Pause weiter, Sie müssen sich nicht ausstempeln.

Abmelden ist nicht Ausstempeln

Ganz unten finden Sie „Abmelden“. Damit verlassen Sie nur CATAMA auf dem Handy – Ihre Arbeitszeit läuft weiter. Wollen Sie Ihre Zeit beenden, tippen Sie vorher auf „Arbeitszeit beenden“.

Weitere Hinweise zum Smartphone:

• Beim Öffnen prüft das Handy, ob Sie bereits eingestempelt sind. Haben Sie morgens am Rechner gestempelt, sehen Sie am Handy die laufende Zeit und können dort ausstempeln.
• Die Funktion „QR-Code Scannen“ auf der mobilen Startseite dient dem Stempeln auf Aufträge, nicht der Anwesenheit. Für Kommen und Gehen nutzen Sie die Knöpfe oben.
• Wird Ihnen die normale Startseite statt der mobilen Oberfläche angezeigt, ist das Smartphone-Interface für Ihr Benutzerkonto abgeschaltet. Sie stempeln dann wie unter Punkt 1 beschrieben. Auf Tablets ist die normale Ansicht der Standard.
• Legen Sie sich CATAMA über die Browserfunktion „Zum Home-Bildschirm“ ab, dann stempeln Sie mit zwei Fingertipps.

Häufige Meldungen und was sie bedeuten

• „Sie haben sich bereits eingestempelt“: Es läuft noch eine Buchung, vermutlich von einem anderen Gerät. Stempeln Sie zuerst aus.
• „Sie sind nicht eingestempelt“: Es gibt keine offene Buchung, die beendet werden könnte. Prüfen Sie in der Liste Ihrer letzten Anwesenheiten, ob das Einstempeln überhaupt gebucht wurde.
• „Ungültiger Mitarbeiter QR-Code“: Der gescannte Code gehört zu keinem aktiven Benutzer. Meist ist es ein veralteter Ausdruck.
• Ausstempeln vergessen: Eine falsche Buchung können Sie nicht selbst korrigieren. Wenden Sie sich an die Person, die bei Ihnen die Zeitauswertung führt.

Wie Urlaubstage in der Zeiterfassung hinterlegt werden, lesen Sie im Artikel Eintragen von Urlaubszeiten in Zeiterfassung.

Sollten Sie Fragen zur Anwesenheitszeiterfassung im CATAMA haben, steht Ihnen unser Support jederzeit zur Verfügung.