Mit der Permanentinventur zählen Sie Ihr Lager über das ganze Geschäftsjahr verteilt in kleinen Abschnitten statt an einem einzigen Stichtag. CATAMA zeigt Ihnen jederzeit, was schon gezählt ist und was noch offen ist. Sie erzeugen gezielt Zähllisten, zählen am PC oder mit dem Smartphone und erhalten zum Bilanzstichtag ein Inventurverzeichnis. Den Verkauf müssen Sie zum Zählen nicht anhalten.

Wichtig: Eine Permanentinventur setzt eine saubere Bestandsführung voraus. Stimmen Sie das Verfahren vor dem Start mit Ihrem Steuerberater ab.

Permanentinventur einschalten

Die Permanentinventur ist ab Werk ausgeschaltet. Öffnen Sie den Systemeditor und wechseln Sie zum Reiter System. Im Abschnitt Permanentinventur stellen Sie ein:

Speichern Sie die Einstellungen und öffnen Sie danach die Artikelliste neu. Schalten Sie die Permanentinventur später wieder aus, bleiben Zählaufträge und Zählungen erhalten. Der normale Inventur-Import funktioniert unabhängig von diesem Schalter.

Die Permanentinventur dürfen Benutzer verwenden, die in der Warenwirtschaft Änderungsrechte haben.

Übersicht: Was ist schon gezählt?

In der Artikelliste öffnet der Button Permanentinventur das Panel. Der Reiter Übersicht zeigt für das laufende Geschäftsjahr:

• wie viele bestandsgeführte Artikel gezählt sind, auch als Anteil am Bestandswert
• wie viele noch offen und wie viele überfällig sind
• wie viele Artikel gerade in Zählaufträgen stecken
• die Summe der Inventurdifferenzen
• den Fortschritt nach Monaten sowie aufgeschlüsselt nach Lagerbereich, Warengruppe und Lieferant

Ein Klick auf eine Zeile der Aufschlüsselung öffnet den Reiter Zählaufträge mit passend vorbelegtem Filter.

Auch in der Artikelliste selbst können Sie filtern: Inventur: im Geschäftsjahr gezählt, Inventur: im Geschäftsjahr nicht gezählt und Inventur: überfällig.

Zählauftrag anlegen

Ein Zählauftrag ist eine feste Liste von Artikeln, die gezählt werden sollen. Legen Sie lieber mehrere kleine Aufträge an als einen großen, zum Beispiel einen pro Regal.

1. Öffnen Sie im Panel den Reiter Zählaufträge.
2. Grenzen Sie die Artikel ein, zum Beispiel über Warengruppe, Lagerplatz (von–bis, exakt oder „beginnt mit“), Lieferant oder Hersteller.
3. Legen Sie fest, welche Artikel dazukommen. Die Optionen stehen in der Tabelle unten.
4. Geben Sie bei Max. Positionen an, wie groß der Auftrag höchstens werden soll. Voreingestellt sind 150.
5. Wählen Sie optional einen Zähler und ein Datum bei Fällig am.
6. Prüfen Sie in der Vorschau Anzahl und Bestandswert und klicken Sie auf Zählauftrag anlegen.

Die Artikelliste eines Auftrags wird beim Anlegen festgehalten und verändert sich danach nicht mehr. Ein Artikel kann nicht gleichzeitig in zwei laufenden Aufträgen stehen.

Zählen mit der Liste

In der Liste der Zählaufträge erzeugen Sie für jeden Auftrag eine Excel-Datei:

• Zählliste ohne Bestand für eine Blindzählung. Der Zähler sieht den Sollbestand nicht.
• Zählliste mit Bestand, wenn der Sollbestand mit auf der Liste stehen soll.

Tragen Sie die gezählten Mengen in die Spalte IST-Bestand ein. Leere Zellen gelten als nicht gezählt. Danach klicken Sie beim Auftrag auf Inventur importieren, wählen die Datei und geben Datum und Uhrzeit der Zählung an.

CATAMA erkennt den Auftrag an der Auftragsnummer im Dateinamen (z. B. ZA-12) oder daran, dass fast alle Artikel der Datei im Auftrag stehen. Nach dem Einbuchen ist der Auftrag abgeschlossen.

Zählen mit dem Smartphone

Schalten Sie das Modul einmalig frei: Öffnen Sie nach dem Einschalten der Permanentinventur den Systemeditor erneut und aktivieren Sie im Reiter Smartphone das Modul Inventur zählen. Danach erscheint die Kachel im Smartphone-Dashboard.

1. Tippen Sie auf Inventur zählen und wählen Sie den Zählauftrag.
2. Scannen Sie den Artikel und geben Sie die Menge ein. Scannen ist mit einem Handscanner möglich oder mit der Kamera des Smartphones, alternativ tippen Sie den Code ins Eingabefeld.
3. Liegt ein Artikel an mehreren Plätzen, scannen Sie ihn an jedem Platz. Die Mengen werden zusammengezählt.
4. Sind Sie fertig, tippen Sie auf Zählung abschließen.

Beim Abschließen entscheiden Sie, was mit Artikeln passiert, die nicht gescannt wurden:

• Abschließen, Rest bleibt ungezählt: Diese Artikel gelten als nicht gezählt und können in einem späteren Auftrag gezählt werden.
• Abschließen, Rest als 0 zählen: Diese Artikel werden mit Bestand 0 gebucht.

Der Zähler sieht am Smartphone weder Bestand noch Differenz. Gebucht wird erst am PC.

Kamera und Barcodes: Ob die Kamera EAN-Barcodes liest, hängt vom Gerät ab. Ohne Barcode-Erkennung im Browser, zum Beispiel auf dem iPhone, liest die Kamera nur die QR-Codes der CATAMA-Etiketten. EAN-Codes scannen Sie dort mit einem Handscanner oder tippen sie ein.

Ein Scan, den CATAMA nicht zuordnen kann, wird am Smartphone sofort gemeldet. Gibt es zu einem Code mehrere Artikel, wählen Sie den richtigen aus.

Mobile Zählung einbuchen

Ein mobil abgeschlossener Auftrag erscheint am PC in der Liste der Zählaufträge. Mit Inventur einbuchen sehen Sie zuerst eine Vorschau mit Soll, Ist und Differenz je Artikel. Achten Sie dabei auf die Hinweise:

• „Bereits per Inventur gezählt am …“: Der Artikel wurde nach diesem Auftrag schon einmal gezählt. Prüfen Sie, ob die Zählung noch gebucht werden soll.
• „… Positionen können nicht gebucht werden“: Diese Artikel führen keinen Bestand und werden übersprungen.

Passt alles, bestätigen Sie mit Inventur einbuchen. Gebucht wird die Differenz zum Bestand zum Zählzeitpunkt, maßgeblich ist der letzte Scan des Auftrags. Verkäufe und Wareneingänge, die während der Zählung stattfinden, rechnet CATAMA heraus.

Wurde zu früh abgeschlossen, holen Sie den Auftrag mit Zählung wieder öffnen zurück aufs Smartphone. Nicht mehr benötigte Aufträge entfernen Sie mit Stornieren.

Inventurverzeichnis zum Bilanzstichtag

Im Reiter Nachweis wählen Sie den Stichtag (voreingestellt ist das Ende des Geschäftsjahres) und die Bewertung: aktueller EK oder Ø-EK der Zugänge bis zum Stichtag. Das Verzeichnis gibt es als Excel und als PDF. Es enthält:

• je Artikel den Bestand zum Stichtag, den Preis und den Wert
• die letzte Zählung im Geschäftsjahr mit Datum, gezählter Menge, Differenz und Zähler
• Summen je Warengruppe und gesamt sowie den Anteil der gezählten Artikel
• einen eigenen Abschnitt mit den Artikeln, die im Geschäftsjahr nicht gezählt wurden

Geben Sie das Verzeichnis zusammen mit Ihrem Steuerberater durch, bevor Sie es für den Abschluss verwenden.

Wöchentliche Erinnerung

Ist die Erinnerung eingeschaltet, schickt CATAMA jeden Montag eine Mail an die hinterlegten Empfänger. Sie zeigt die Abdeckung je Filiale, die überfälligen Artikel und die Zählaufträge, deren Fälligkeit überschritten ist. Ist nichts offen, wird keine Mail verschickt. Für den Versand muss im Systemeditor ein Mailserver eingerichtet sein.

Tipps für den Ablauf

• Planen Sie feste Zählzeiten, zum Beispiel jede Woche zwei Regale. Der Fortschritt in der Übersicht zeigt, ob Sie im Plan liegen.
• Zählen Sie Bereiche mit vielen Bewegungen öfter. Teure Artikel lassen sich über den Filter „Nur überfällig“ gezielt nachzählen.
• Buchen Sie mobil gezählte Aufträge zeitnah ein. So bleiben Zählung und Bestand nah beieinander.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Button Permanentinventur fehlt: Prüfen Sie, ob das Häkchen im Reiter System gesetzt ist, und öffnen Sie die Artikelliste neu. Prüfen Sie außerdem, ob Sie Änderungsrechte in der Warenwirtschaft haben.
• Die Kachel „Inventur zählen“ fehlt am Smartphone: Aktivieren Sie das Modul im Reiter Smartphone. Es steht dort erst, wenn die Permanentinventur eingeschaltet ist.
• Ein Artikel wird beim Scannen nicht gefunden: Prüfen Sie, ob der Artikel bestandsgeführt ist und zur aktuellen Filiale gehört. Inaktive Artikel lassen sich nur zählen, wenn sie im Zählauftrag stehen.
• Der Datei-Import erkennt den Auftrag nicht: Behalten Sie die Auftragsnummer (z. B. ZA-12) im Dateinamen. Hat jemand für den Auftrag schon am Smartphone gescannt, buchen Sie ihn über die mobile Zählung ein.

Bei Fragen erreichen Sie uns unter support@catama-software.de.