Bei Kommissionsfahrzeugen treffen Sie mit dem Eigentümer und mit dem Käufer oft unterschiedliche Vereinbarungen. CATAMA hält diese Angaben im Reiter Kommission getrennt fest und druckt sie automatisch in die passenden Dokumente. Außerdem setzen Sie das Fahrzeug dort mit einem Klick auf Verkauft und senden die Dokumente direkt per E-Mail.
Mängel und Vereinbarungen getrennt erfassen
Öffnen Sie das Bestandsfahrzeug und wechseln Sie zum Reiter Kommission. Unter den Käuferdaten finden Sie zwei Bereiche mit jeweils zwei Feldern:
| Bereich | Felder | Erscheint in |
|---|---|---|
| Vermittlungsvertrag (Eigentümer) | Bekannte Mängel Sonstiges / Vereinbarungen |
nur in der Vereinbarung (Vermittlungsvertrag) |
| Vermittlungsverkauf (Käufer) | Bekannte Mängel Sonstiges / Sondervereinbarungen |
in der Rechnung zwischen Käufer und Verkäufer (RE zwischen K&V) und im Kaufvertrag |
Die Angaben werden nicht vom einen in den anderen Bereich übernommen. Was Sie mit dem Eigentümer vereinbaren, erscheint also nie im Kaufvertrag mit dem Käufer, und umgekehrt.
- Bekannte Mängel (Eigentümer) hat in der Vereinbarung Vorrang vor Extras → Mängel und Vorschäden. Lassen Sie das Feld leer, druckt CATAMA wie bisher den Text aus den Extras.
- Sonstiges / Sondervereinbarungen ersetzt das frühere Feld Kommentar für Rechnung. Ein bereits vorhandener Kommentar steht automatisch in diesem Feld, es geht nichts verloren.
- Leere Felder erscheinen in den Dokumenten nicht.
Speichern Sie das Fahrzeug, bevor Sie die Dokumente drucken.
Fahrzeug als verkauft markieren
Die Dokumente unter Kommission sind Druckvorlagen und keine Belege. Anders als beim Verkauf über eine Rechnung ändern sie den Fahrzeugstatus deshalb nicht. Ist das Fahrzeug verkauft, setzen Sie den Status so:
- Klicken Sie im Reiter Kommission unter den Käuferangaben auf Fahrzeug als verkauft markieren.
- Bestätigen Sie die Rückfrage.
CATAMA setzt den Status auf Verkauft und speichert das Fahrzeug. Es erscheint dann nicht mehr als verfügbar im Bestand und in den Bestandsauswertungen. Steht das Fahrzeug schon auf Verkauft, ist der Button ausgegraut.
Wurde der Status in der Zwischenzeit an anderer Stelle geändert, zum Beispiel durch eine Rechnung, behält CATAMA diesen Status und zeigt einen Hinweis. Der Button ist danach wieder aktiv.
Dokumente per E-Mail senden
Vereinbarung, Rechnung zwischen Käufer und Verkäufer und Kaufvertrag können Sie direkt aus CATAMA versenden. Das Dokument wird automatisch als PDF angehängt.
| Menüeintrag | Dokument | Empfänger |
|---|---|---|
| Vereinbarung senden | Vermittlungsvertrag | E-Mail des Eigentümers |
| RE zwischen K&V senden | Rechnung zwischen Käufer und Verkäufer | E-Mail des Käufers |
| Kaufvertrag senden | Kaufvertrag | E-Mail des Käufers |
- Tragen Sie im Reiter Kommission die E-Mail-Adresse des Eigentümers bzw. beim Käufer im Feld E-Mail ein und speichern Sie das Fahrzeug.
- Öffnen Sie in der Fahrzeugliste das Menü des Fahrzeugs und wählen Sie den passenden Eintrag mit … senden.
- Prüfen Sie Empfänger, Betreff und Text im E-Mail-Fenster. Über das Augen-Symbol sehen Sie das angehängte PDF vorab.
- Klicken Sie auf Senden.
Voraussetzung: eigenes Postfach hinterlegen
Die E-Mails gehen über Ihr eigenes Postfach, zum Beispiel info@ihre-firma.de. Hinterlegen Sie es einmalig in den E-Mail-Einstellungen des jeweiligen Benutzers. Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter. Typische Werte:
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| SMTP-Server | vom Anbieter, z. B. smtp.ionos.de |
| Port / Verschlüsselung | 587 mit STARTTLS (alternativ 465 mit SSL) |
| Benutzername | die vollständige E-Mail-Adresse |
| Passwort | das Passwort des Postfachs |
Für Microsoft 365 und Google steht alternativ die Anmeldung per OAuth zur Verfügung, dann brauchen Sie kein Passwort in CATAMA.
Für eigene Dokumentvorlagen
Verwenden Sie eigene Vorlagen für Vereinbarung, Rechnung oder Kaufvertrag, bauen wir die Angaben gern für Sie ein. Diese Platzhalter stehen zur Verfügung:
| Platzhalter | Inhalt |
|---|---|
{{commission_owner_known_defects}} |
Bekannte Mängel (Eigentümer), nur Vereinbarung |
{{commission_owner_agreements}} |
Sonstiges / Vereinbarungen (Eigentümer), nur Vereinbarung |
{{commission_buyer_known_defects}} |
Bekannte Mängel (Käufer), Rechnung und Kaufvertrag |
{{commission_buyer_special_agreements}} |
Sonstiges / Sondervereinbarungen (Käufer), Rechnung und Kaufvertrag |
Wenn etwas nicht klappt
- Die Angaben fehlen im Ausdruck: Speichern Sie das Fahrzeug und erzeugen Sie das Dokument neu. Nutzen Sie eine eigene Vorlage, muss sie die Platzhalter oben enthalten.
- Der Status springt nach dem Klick zurück: Der Status wurde zwischenzeitlich an anderer Stelle geändert. Prüfen Sie, ob zum Fahrzeug bereits eine Rechnung oder Reservierung existiert.
- Beim Senden erscheint „Es wurde noch kein E-Mail Konto hinterlegt“: Hinterlegen Sie das Postfach in den E-Mail-Einstellungen Ihres Benutzers.
- Im E-Mail-Fenster fehlt der Empfänger: Tragen Sie die E-Mail-Adresse im Reiter Kommission beim Eigentümer bzw. Käufer ein und speichern Sie das Fahrzeug.
Bei Fragen steht der Support unter support@catama-software.de zur Verfügung.