WhatsApp einrichten und Nachrichten senden

Über CATAMA Grid verbinden Sie eine WhatsApp-Nummer mit CATAMA. Danach schreiben Sie Kunden direkt aus CATAMA an, beantworten eingehende Nachrichten im WhatsApp-Chat und senden Belege als PDF. Dieser Artikel beschreibt die Einrichtung und das Senden und Empfangen von Nachrichten.

Voraussetzungen

  • Den Reiter CATAMA Grid sehen nur Administratoren, und nur wenn Ihre Lizenz CATAMA Grid enthält.
  • Sie brauchen ein Handy mit WhatsApp für die Nummer, über die Sie senden möchten, oder einen Zugang zur WhatsApp Business Cloud API.

1. Grid-Konto anlegen

Öffnen Sie Einstellungen (Zahnrad) › Systemeinstellungen › CATAMA Grid.

  • Neues Konto: Tragen Sie unter 1. Grid-Konto die E-Mail für das Grid-Konto ein und klicken Sie auf Konto anlegen.
  • Vorhandenes Konto: Klicken Sie auf Ich habe bereits ein Grid-Konto, tragen Sie den Api-key ein und klicken Sie auf Übernehmen.

Erscheint der Hinweis, dass kein Provisionierungs-Schlüssel hinterlegt ist, wenden Sie sich an den CATAMA-Support.

2. WhatsApp verbinden

Unter 2. WhatsApp verbinden wählen Sie einen von zwei Wegen.

Handynummer per QR-Code koppeln

Das ist der übliche Weg. Nur so können Sie frei formulierte Nachrichten senden.

  1. Klicken Sie auf QR-Code anzeigen.
  2. Öffnen Sie WhatsApp auf dem Handy und rufen Sie die Einstellungen auf.
  3. Tippen Sie auf Verknüpfte Geräte und dann auf Gerät verknüpfen.
  4. Scannen Sie den QR-Code am Bildschirm.

CATAMA meldet WhatsApp wurde erfolgreich verbunden. Auf dem Handy steht die Verbindung danach unter den verknüpften Geräten.

WhatsApp Business Cloud API

Für Betriebe mit einem Meta-Business-Konto. Tragen Sie Zugriffstoken, Phone Number ID, WhatsApp Business Account ID und optional die Business ID ein und klicken Sie auf Cloud API speichern.

Wichtig: Über die Cloud API gehen nur Vorlagen, die Meta freigegeben hat. Freitext ist nur mit der QR-Kopplung möglich.

3. Verbindung prüfen

Unter 3. Verbindung tragen Sie bei Testnachricht an eine Mobilnummer ein und klicken auf Testnachricht senden. Dort sehen Sie auch das WhatsApp-Guthaben Ihres Grid-Kontos. Über Verbindung trennen lösen Sie die Nummer wieder von CATAMA.

4. Eigene Nummer für Mitarbeiter

Standardmäßig senden alle Mitarbeiter über die Nummer des Hauses. Wer über das eigene Handy schreiben möchte, koppelt es im Benutzerprofil:

  1. Öffnen Sie das Benutzerprofil und dort den Reiter WhatsApp.
  2. Klicken Sie unter Eigene WhatsApp-Nummer auf QR-Code anzeigen und scannen Sie ihn wie oben beschrieben.

Ab dann gehen Nachrichten dieses Mitarbeiters über seine eigene Nummer. Koppeln dürfen Mitarbeiter ihr eigenes Profil, Administratoren auch die Profile anderer.

5. Nachricht senden

  • Öffnen Sie den Kunden und wählen Sie im Menü Verwalten den Eintrag WhatsApp senden. Alternativ klicken Sie im Kopf des Kunden auf den Button WhatsApp. Hat der Kunde mehrere Mobilnummern oder Kontakte, wählen Sie den Empfänger aus.
  • Schreiben Sie die Nachricht und klicken Sie auf Senden. Die Nachricht geht sofort raus.
  • Über die Büroklammer hängen Sie PDFs und Bilder bis 10 MB an. Rechnungen und Angebote des Kunden schicken Sie direkt als Beleg mit.

6. Nachrichten empfangen und beantworten

  • Das WhatsApp-Symbol in der Kopfzeile öffnet den WhatsApp-Chat mit allen Unterhaltungen. Eine Zahl am Symbol zeigt ungelesene Nachrichten.
  • Im Kunden öffnet Verwalten › WhatsApp-Verlauf die Unterhaltung mit diesem Kunden.
  • Neue Nachrichten holt CATAMA etwa alle sechs Minuten ab. Bei offenem Chat aktualisiert sich die Ansicht alle 30 Sekunden.
  • Sie antworten im Feld Nachricht schreiben…. Gesendete Nachrichten lassen sich im Chat löschen. Wo WhatsApp es zulässt, fragt CATAMA Nachricht bei WhatsApp und im Verlauf löschen? und löscht sie auch beim Empfänger. Sonst entfernt CATAMA die Nachricht nur aus dem Verlauf.

7. Mobilnummern richtig speichern

  • Speichern Sie Mobilnummern möglichst mit Ländervorwahl, zum Beispiel +49 170 1234567 oder +39 ….
  • Wählen Sie beim Kunden das Land, ergänzt CATAMA die passende Vorwahl beim Verlassen des Feldes automatisch. Seit Version v26-34-2 stimmen die hinterlegten Vorwahlen je Land. Vorher stand bei vielen Ländern noch +49.
  • Eine Nummer mit führender 0 ergänzt CATAMA beim Senden mit der Vorwahl Ihres Systemlandes. Für Kunden im Ausland speichern Sie deshalb immer die vollständige internationale Nummer.

Hinweise

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