Termin-Automatisierung in CATAMA – Anwenderhandbuch

Dieses Handbuch erklärt, wie Sie die Termin-Automatisierung in CATAMA konfigurieren und nutzen. Die Funktion ermöglicht es, Terminbestätigungen und Erinnerungen automatisch oder manuell an Kunden zu versenden. Inhaltsverzeichnis

1. Termin-Automatisierung aktivieren
2. Manueller Versand
3. Automatischer Versand
4. Erweiterte Konfiguration
5. Fehlerbehebung

Termin-Automatisierung aktivieren

Bevor Sie Terminbenachrichtigungen versenden können, müssen Sie die Funktion in den Systemeinstellungen aktivieren und konfigurieren. Schritt 1: Einstellungen öffnen

Melden Sie sich in CATAMA an
Navigieren Sie zu System > Einstellungen
Klicken Sie auf den Tab "Planung" oder "Terminbenachrichtigungen"

Schritt 2: Grundfunktion aktivieren

Aktivieren Sie die Checkbox "Terminbenachrichtigungen aktivieren"
Diese Option muss aktiviert sein, damit alle Benachrichtigungsfunktionen verfügbar sind

Schritt 3: Versandkanal wählen

Wählen Sie im Dropdown-Menü „Versandkanal“ aus, wie die Benachrichtigungen versendet werden sollen:

E-Mail: Nur E-Mail-Benachrichtigungen
SMS: Nur SMS-Benachrichtigungen (erfordert konfiguriertes SMS-Gateway)
Beides: Sowohl E-Mail als auch SMS
Alle: E-Mail, SMS und WhatsApp (WhatsApp ist derzeit noch nicht verfügbar)

Schritt 4: E-Mail-Einstellungen konfigurieren

Falls Sie E-Mail-Benachrichtigungen verwenden möchten, konfigurieren Sie die E-Mail-Einstellungen:

Termin E-Mail: Absender-E-Mail-Adresse für Terminbenachrichtigungen
SMTP Host: SMTP-Server-Adresse (z.B. smtp.example.com)
SMTP Port: Port des SMTP-Servers (meist 587 für TLS oder 465 für SSL)
Verschlüsselung: TLS, SSL oder Keine
Benutzername: SMTP-Login-Name
Passwort: SMTP-Passwort
Absendername: Name, der als Absender angezeigt wird
Antwort an (Reply-To): E-Mail-Adresse für Antworten

Tipp: Verwenden Sie die Schaltfläche „Test E-Mail Verbindung“, um die E-Mail-Einstellungen zu testen. Schritt 5: Service-Telefonnummer eingeben

Geben Sie im Feld „Service-Telefon“ die Telefonnummer ein, die in den Benachrichtigungen angezeigt werden soll. Kunden können diese Nummer für Rückfragen oder Terminänderungen nutzen. Schritt 6: Nachrichtentexte konfigurieren

Konfigurieren Sie die Texte für Terminbestätigungen und Erinnerungen: Terminbestätigung

Bestätigung Betreff: Betreffzeile der E-Mail
E-Mail Text: Inhalt der E-Mail (HTML-Format möglich)
SMS Text: Inhalt der SMS (max. 160 Zeichen empfohlen)

Terminerinnerung

Erinnerung Betreff: Betreffzeile der E-Mail
E-Mail Text: Inhalt der E-Mail (HTML-Format möglich)
SMS Text: Inhalt der SMS (max. 160 Zeichen empfohlen)

Verfügbare Platzhalter

In den Nachrichtentexten können Sie folgende Platzhalter verwenden, die automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt werden:

{{customer_name}}: Name des Kunden (Firmenname oder Vor- und Nachname)
{{customer_title}}: Anrede (z.B. "Sehr geehrte/r")
{{customer_forename}}: Vorname des Kunden
{{customer_lastname}}: Nachname des Kunden
{{appointment_date}}: Datum des Termins (Format: TT.MM.JJJJ)
{{appointment_time}}: Uhrzeit des Termins (Format: HH:MM)
{{appointment_title}}: Titel/Name des Termins
{{appointment_location}}: Standort-Adresse
{{service_phonenumber}}: Service-Telefonnummer
{{company_address}}: Firmenadresse
{{google_maps_link}}: Link zu Google Maps für die Anfahrt

Schritt 7: Einstellungen speichern

Klicken Sie auf „Speichern“, um alle Einstellungen zu übernehmen.

Manueller Versand

Sie können Terminbestätigungen und Erinnerungen jederzeit manuell versenden, ohne auf die automatische Versendung warten zu müssen. 2.1 Terminbestätigung manuell versenden

Eine Terminbestätigung wird direkt nach der Terminerstellung versendet, um dem Kunden den Termin zu bestätigen. Vorgehensweise:

Öffnen Sie den Kalender in CATAMA
Klicken Sie auf den gewünschten Termin, um ihn zu öffnen
Im Termin-Dialog finden Sie die Schaltfläche "Terminbestätigung senden" oder ein entsprechendes Icon
Klicken Sie auf diese Schaltfläche
Es öffnet sich ein Vorschau-Dialog, der zeigt:
    Empfänger-Informationen (Name, E-Mail, Telefon)
    E-Mail-Betreff und -Inhalt
    SMS-Text (falls SMS aktiviert ist)
Überprüfen Sie die Vorschau
Klicken Sie auf "Jetzt senden", um die Bestätigung zu versenden
Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, sobald die Bestätigung erfolgreich versendet wurde

Hinweis: Die Terminbestätigung wird über den konfigurierten Versandkanal (E-Mail, SMS oder beides) versendet. 2.2 Terminerinnerung manuell versenden

Eine Terminerinnerung wird normalerweise automatisch 24 Stunden vor dem Termin versendet. Sie können sie aber auch manuell versenden, z.B. wenn ein Termin kurzfristig verschoben wurde. Vorgehensweise über den Kalender:

Öffnen Sie den Kalender
Klicken Sie auf den gewünschten Termin
Im Termin-Dialog finden Sie die Option "Terminerinnerung senden"
Klicken Sie darauf
Überprüfen Sie die Vorschau im Dialog
Bestätigen Sie den Versand mit "Jetzt senden"

Vorgehensweise über das Dashboard:

Öffnen Sie das Dashboard in CATAMA
Im Bereich "Terminerinnerungen" sehen Sie eine Liste aller anstehenden Termine
Finden Sie den gewünschten Termin in der Liste
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erinnerung senden" in der entsprechenden Zeile
Bestätigen Sie den Versand im Vorschau-Dialog

Wichtig: Eine Erinnerung wird pro Termin nur einmal versendet. Wenn bereits eine Erinnerung gesendet wurde, wird dies im System gespeichert und angezeigt.

Automatischer Versand

Die automatische Terminerinnerung versendet Erinnerungen ohne Ihr Zutun 24 Stunden vor jedem Termin. 3.1 Automatische Erinnerung aktivieren

Gehen Sie zu System > Einstellungen > Planung
Scrollen Sie zum Bereich "Automatische Erinnerung"
Aktivieren Sie die Checkbox "Auto-Erinnerung aktiv"
Wählen Sie die "Versandzeit" aus (Standard: 18:00 Uhr)
Die Erinnerungen werden am Tag vor dem Termin zur gewählten Uhrzeit versendet
Speichern Sie die Einstellungen

Hinweis: Die automatische Erinnerung funktioniert nur, wenn auch die Option „Terminbenachrichtigungen aktivieren“ aktiviert ist. 3.2 Status-Filter konfigurieren

Sie können festlegen, für welche Termin-Status Erinnerungen versendet werden sollen:

Im Bereich "Status-Filter" finden Sie eine Liste aller verfügbaren Termin-Status
Wählen Sie die Status aus, für die Erinnerungen versendet werden sollen
Mehrfachauswahl: Halten Sie Strg (Windows) oder Cmd (Mac) gedrückt, um mehrere Status auszuwählen
Nur Termine mit den ausgewählten Status erhalten automatische Erinnerungen

Beispiel: Wenn Sie nur Status „Bestätigt“ und „Geplant“ auswählen, erhalten nur Termine mit diesen Status eine Erinnerung. Termine mit Status „Storniert“ erhalten keine Erinnerung. 3.3 Funktionsweise der automatischen Erinnerung

Die automatische Erinnerung funktioniert über einen Cron-Job, der regelmäßig ausgeführt wird:

Ausführungszeitpunkt: Die Erinnerungen werden zur konfigurierten Versandzeit (Standard: 18:00 Uhr) am Tag vor dem Termin versendet
Termine: Es werden alle Termine für den nächsten Tag (morgen) berücksichtigt
Filter: Nur Termine mit den konfigurierten Status werden berücksichtigt
Einmaliger Versand: Jeder Termin erhält nur eine Erinnerung, auch wenn der Cron-Job mehrmals läuft
Kunden: Nur Termine mit zugewiesenem Kunden erhalten Erinnerungen

3.4 Technische Details

Der automatische Versand wird über das CATAMA Cron-System gesteuert:

Der Cron-Job läuft alle 6 Minuten
Er prüft, ob die konfigurierte Versandzeit erreicht ist
Falls ja, werden alle relevanten Termine für den nächsten Tag abgerufen
Für jeden Termin wird eine Erinnerung versendet (E-Mail, SMS oder beides)
Der Versand wird im System protokolliert

Wichtig: Der Cron-Job muss auf dem Server konfiguriert sein. Kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator, falls die automatischen Erinnerungen nicht funktionieren.

Erweiterte Konfiguration 4.1 Separate E-Mail-Einstellungen für Termine

Sie können separate SMTP-Einstellungen nur für Terminbenachrichtigungen konfigurieren. Diese überschreiben die Standard-E-Mail-Einstellungen:

Konfigurieren Sie die "Termin E-Mail Einstellungen" in den Systemeinstellungen
Falls diese Felder leer sind, werden die Standard-E-Mail-Einstellungen verwendet
Falls ausgefüllt, werden diese Einstellungen für alle Terminbenachrichtigungen verwendet

4.2 Versandzeit anpassen

Sie können die Versandzeit für automatische Erinnerungen individuell anpassen:

Gehen Sie zu System > Einstellungen > Planung
Wählen Sie im Dropdown "Versandzeit" die gewünschte Uhrzeit
Die Erinnerungen werden dann zur gewählten Zeit am Tag vor dem Termin versendet

Empfehlung: Wählen Sie eine Zeit, zu der Kunden ihre E-Mails/SMS normalerweise lesen (z.B. 18:00 Uhr am Abend vor dem Termin). 4.3 Nachrichtentexte anpassen

Sie können die Nachrichtentexte jederzeit anpassen:

Gehen Sie zu System > Einstellungen > Planung
Scrollen Sie zu "Terminbestätigung" oder "Terminerinnerung"
Bearbeiten Sie die Texte im WYSIWYG-Editor (für E-Mails) oder im Textfeld (für SMS)
Verwenden Sie die verfügbaren Platzhalter für personalisierte Nachrichten
Speichern Sie die Änderungen

Tipp: Testen Sie die Texte mit einem manuellen Versand, bevor Sie die automatische Erinnerung aktivieren.

Fehlerbehebung 5.1 Erinnerungen werden nicht automatisch versendet