Denselben Artikel kaufen Sie oft bei mehreren Lieferanten ein – jeder mit eigenem Einkaufspreis, eigener Artikelnummer und eigener Bezeichnung. In der Einkaufspreismatrix hinterlegen Sie diese Angaben je Lieferant an einem einzigen Artikel, statt für jeden Lieferanten einen zweiten Artikelstamm anzulegen.

CATAMA greift die Angaben an drei Stellen von selbst auf: beim Buchen eines Wareneingangs, bei der Marge einer Position im Verkaufsbeleg und beim Wechsel des Lieferanten in einer Bestellung. Zusätzlich findet die Artikelsuche Ihren Artikel auch über die Artikelnummer des Lieferanten.

Der Grundsatz

Der Einkaufspreis aus den Basisdaten des Artikels bleibt der Standard und steuert weiterhin Marge und Bestandsbewertung. Die Matrix ist eine Ergänzung für die Lieferanten, bei denen etwas anderes gilt.

• Keine Zeile für einen Lieferanten – es gilt der Einkaufspreis aus den Basisdaten. Das ist der Regelfall, und deshalb bleibt die Matrix bei den meisten Artikeln leer.
• Eine Zeile mit einem Preis – dieser Preis gilt für diesen Lieferanten.
• Eine Zeile mit 0,00 – für diesen Lieferanten kostet der Artikel ausdrücklich nichts, zum Beispiel bei Gewährleistungsteilen. Es findet kein Rückfall auf die Basisdaten statt.

Sie müssen die Matrix nicht für alle Lieferanten pflegen. Auch bei dreistelligen Lieferantenlisten legen Sie nur die Handvoll Zeilen an, bei denen es wirklich abweicht.

Voraussetzungen

Der Tab erscheint nur, wenn alle drei Punkte erfüllt sind:

• Der Artikel ist ein Artikel oder ein Reifen. Arbeitswerte und Textbausteine werden nicht eingekauft, Pakete beziehen ihren Preis aus ihren Bestandteilen.
• Es ist mindestens ein aktiver Lieferant angelegt.
• Ihr Benutzer hat das Recht, Konditionen zu sehen. Wie alle Einkaufspreise ist auch die Matrix an dieses Recht gebunden.

1. Einkaufspreise am Artikel pflegen

Öffnen Sie den Artikel unter Bestände & Lager › Warenwirtschaft und wechseln Sie im linken Menü des Artikels auf den Tab Einkaufspreismatrix.

Über der Tabelle steht zur Orientierung der Standard-Einkaufspreis aus den Basisdaten. Die Tabelle selbst hat vier Spalten:

• Lieferant – Auswahl aus Ihren aktiven Lieferanten. Die Liste ist durchsuchbar, damit Sie in langen Listen nicht scrollen müssen.
• Einkaufspreis (N) – der Netto-Einkaufspreis bei diesem Lieferanten.
• Lief.-Artikelnr. – die Artikelnummer, unter der dieser Lieferant den Artikel führt.
• Lief.-Bezeichnung – die Bezeichnung des Lieferanten für den Artikel.

Zeilen anlegen und entfernen

1. Auf Zeile hinzufügen klicken. Es entsteht eine leere Zeile mit dem Eintrag „Bitte wählen…“ in der Spalte Lieferant.
2. Lieferant auswählen und mindestens den Einkaufspreis (N) eintragen. Artikelnummer und Bezeichnung sind freiwillig, ersparen Ihnen später aber Arbeit in Bestellung und Wareneingang.
3. Zum Löschen einer Zeile auf das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeile klicken („Zeile entfernen“).
4. Den Artikel wie gewohnt speichern. Erst damit werden die Zeilen übernommen.

Ein Lieferant kann pro Artikel nur einmal vorkommen. Bereits verwendete Lieferanten sind in den übrigen Zeilen deshalb nicht mehr auswählbar.

Hinweis: Eine Zeile ohne Eintrag im Feld Einkaufspreis (N) wird beim Speichern verworfen – ein leeres Feld ist kein Preis von null, sondern eine vergessene Zeile. Möchten Sie tatsächlich null Euro hinterlegen, tragen Sie 0 ein.

Deaktivierte Lieferanten

Wird ein Lieferant später deaktiviert, bleibt seine Zeile sichtbar und löschbar. Sie erkennen ihn am Zusatz (inaktiv) hinter dem Namen. So verschwindet die Zeile nicht unbemerkt beim nächsten Speichern, und Sie können bewusst entscheiden, ob sie bleiben soll.

2. Wareneingang buchen

Sie finden die Buchungsmaske unter Bestellungen & Eingänge › Wareneingang über das Plus-Symbol („Wareneingangsbuchung vornehmen“). Es öffnet die Maske Einzelartikel – Wareneingang buchen.

Sobald Sie den Artikel gewählt oder im Feld Abweichender Lieferant einen anderen Lieferanten eingestellt haben, prüft CATAMA die Matrix. Liegt für diese Kombination ein Preis vor, der vom Wert im Feld EK-Preis (N) abweicht, erscheint die Rückfrage:

• Ja – der Preis aus der Matrix wird in das Feld EK-Preis (N) übernommen.
• Nein – das Feld bleibt unverändert.

Die Rückfrage ist bewusst ein Angebot und keine automatische Übernahme: Auf dem Lieferschein kann ein Sonderpreis stehen, den Sie gerade abgetippt haben und der nicht überschrieben werden soll.

Was „EK in Datensatz übernehmen“ bewirkt

Setzen Sie in der Buchungsmaske den Haken bei EK in Datensatz übernehmen, schreibt CATAMA den gebuchten Preis zurück in den Artikelstamm – und zwar dorthin, wo er hingehört:

• Haben Sie einen abweichenden Lieferanten gewählt, landet der Preis in dessen Zeile der Einkaufspreismatrix. Existiert noch keine Zeile, wird sie angelegt.
• Der Standard-Einkaufspreis in den Basisdaten wird nur dann mitgezogen, wenn Sie ohne abweichenden Lieferanten gebucht haben oder wenn der gewählte Lieferant der Standardlieferant des Artikels ist.

Das ist der wichtigste Punkt beim Buchen: Eine einzelne Lieferung eines Nebenlieferanten verschiebt Ihren Standard-Einkaufspreis nicht mehr. Andernfalls würde der komplette Verkauf plötzlich mit einem Preis rechnen, zu dem der Betrieb üblicherweise gar nicht einkauft.

3. Marge im Verkaufsbeleg

Liegen zu einem Artikel Lieferantenpreise vor, können Sie in Angebot, Auftrag und Rechnung entscheiden, welcher Einkaufspreis der Marge dieser Position zugrunde liegt.

Klappen Sie die Position auf. Direkt hinter dem EK-Feld erscheint eine Auswahl mit dem Hinweis „Welcher Einkaufspreis gilt für die Marge dieser Position?“. Sie enthält:

• Artikelstamm mit dem Standard-Einkaufspreis – die Vorbelegung bei neuen Positionen.
• Je Matrixzeile den Lieferanten mit seinem Preis, deaktivierte Lieferanten mit dem Zusatz (inaktiv).

Bei der Auswahl wird der Preis in das vorhandene EK-Feld geschrieben. Die Margenberechnung, der Belegdruck und alle Auswertungen arbeiten unverändert mit diesem einen Wert weiter – es entsteht kein zweiter Preis im Beleg.

Ihre Auswahl wird mit dem Beleg gespeichert. Öffnen Sie ihn später wieder, steht die getroffene Wahl noch.

Die Auswahl erscheint nicht bei Artikeln ohne Matrixzeile, nicht in zugeklappten Positionszeilen, nicht bei Positionen ohne Artikelstamm wie Textzeilen oder Divers-Positionen und nicht in der Bestellung. In der Bestellung ist der Einkaufspreis der Belegpreis; dort entscheidet der Lieferant im Belegkopf.

4. Lieferantenwechsel in der Bestellung

Wechseln Sie im Kopf einer Bestellung den Lieferanten und liegen für Positionen des Belegs eigene Einkaufspreise dieses Lieferanten vor, fragt CATAMA nach, ob es die Positionen umstellen soll. Der Dialog nennt den Lieferanten und die Anzahl der betroffenen Positionen.

• Ja – für jede betroffene Position werden Einkaufspreis, angezeigte Artikelnummer und Bezeichnung auf die Angaben des Lieferanten umgestellt. Anschließend meldet CATAMA, wie viele Positionen umgestellt wurden. Die Verknüpfung zum Artikelstamm bleibt erhalten, es wird also kein Artikel ersetzt.
• Nein – alle Positionen bleiben unverändert.

Positionen, die Sie nach dem Lieferantenwechsel einfügen, werden ohne Rückfrage passend übernommen – der Lieferant steht zu diesem Zeitpunkt ja schon fest.

Auch im Bestellvorschlag können Sie den Lieferanten je Zeile umstellen. Preis, Artikelnummer und Bezeichnung wechseln dort sofort mit, ohne Rückfrage.

5. Suche über die Artikelnummer des Lieferanten

Tippen oder scannen Sie eine Artikelnummer aus der Matrix in die Artikelsuche, findet CATAMA Ihren eigenen Artikel. Sie können damit direkt vom Lieferschein oder vom Etikett des Lieferanten arbeiten, ohne die eigene Nummer zu kennen.

Das ist der eigentliche Zweck der Spalte Lief.-Artikelnr.: Sie verhindert, dass jemand einen zweiten Artikelstamm anlegt, weil er den vorhandenen unter der Nummer des Lieferanten nicht gefunden hat.

Häufige Fragen und Stolpersteine

• Der Tab „Einkaufspreismatrix“ fehlt. Prüfen Sie die drei Voraussetzungen: Artikel oder Reifen, mindestens ein aktiver Lieferant, Konditionsrecht für Ihren Benutzer.
• Meine Zeile ist nach dem Speichern verschwunden. Dann war das Feld Einkaufspreis (N) leer. Leere Zeilen werden bewusst verworfen. Für null Euro tragen Sie 0 ein.
• Ein Lieferant lässt sich nicht auswählen. Er ist in diesem Artikel schon in einer anderen Zeile vergeben. Ein Lieferant kann pro Artikel nur einen Preis haben.
• Im Wareneingang kommt keine Rückfrage. Entweder gibt es für Artikel und Lieferant keine Matrixzeile, oder der Preis steht bereits im Feld. Beides ist in Ordnung – gefragt wird nur, wenn es etwas zu entscheiden gibt.
• Der Standard-Einkaufspreis ändert sich nicht mit. Das ist so gewollt. Buchungen mit abweichendem Lieferanten aktualisieren nur die Matrixzeile dieses Lieferanten, nicht die Basisdaten.
• Die EK-Auswahl fehlt an der Position. Klappen Sie die Positionszeile auf. Bleibt sie aus, liegt für den Artikel keine Matrixzeile vor, oder Sie arbeiten in einer Bestellung.
• Ich habe die Lief.-Artikelnummer geleert und gespeichert. Im Artikeleditor bedeutet ein leeres Textfeld „löschen“. Die Nummer ist damit fort, der Preis der Zeile bleibt.
• Der Lieferant steht mit (inaktiv) in der Liste. Er wurde nach dem Anlegen der Zeile deaktiviert. Die Zeile wirkt weiter; entfernen Sie sie über das Papierkorb-Symbol, wenn Sie dort nicht mehr einkaufen.