Anleitung zur Nutzung der DAT SilverDAT-Integration

1. Einrichtung und Konfiguration

Bevor Sie die SilverDAT-Funktionen nutzen können, müssen die DAT-Zugangsdaten in den CATAMA-Systemeinstellungen hinterlegt werden.

Zugangsdaten einrichten

  1. Öffnen Sie die Systemeinstellungen in CATAMA.
  2. Scrollen Sie zum Abschnitt DAT API.
  3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
    Feld Beschreibung
    Kundennummer Ihre DAT-Kundennummer
    Login-Name Ihr DAT-Benutzername
    Passwort Ihr DAT-Passwort
  4. Aktivieren Sie die Checkbox „SilverDAT aktivieren?“, um die SilverDAT-API-Integration zu aktivieren.
  5. Optional: Aktivieren Sie die Checkbox „SilverDAT XML aktivieren“, wenn Sie zusätzlich den XML-Dateiimport nutzen möchten.
  6. Klicken Sie auf „>> API Daten testen“, um die Verbindung zu prüfen.
  7. Speichern Sie die Einstellungen.
Hinweis: Erst nach erfolgreicher Konfiguration und Aktivierung erscheint der SilverDAT-Button im Auftragseditor.

2. Der SilverDAT-Button im Auftragseditor

Nach erfolgreicher Einrichtung finden Sie im Auftragseditor (Rechnungsbearbeitung) einen grünen Dropdown-Button mit der Bezeichnung „SilverDat“ in der Toolbar oberhalb der Auftragspositionen.

Klicken Sie auf den Button, um das Dropdown-Menü zu öffnen. Je nach Konfiguration und Auftragsstatus stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Menüpunkt Beschreibung
Vorgangsliste anzeigen Übersicht aller DAT-Vorgänge anzeigen (siehe Kapitel 5)
Neue Schadenskalkulation Neuen DAT-Vorgang anlegen (siehe Kapitel 3)
Zur Schadenskalkulation des Auftrags Verknüpften DAT-Vorgang im Portal öffnen (nur sichtbar bei bestehender Verknüpfung)
DAT-Verknüpfung entfernen Verknüpfung zum DAT-Vorgang aufheben (nur sichtbar bei bestehender Verknüpfung)
zu SilverDat DAT SilverDAT-Portal in neuem Browserfenster öffnen
Materialwerte einlesen Nur Ersatzteil-/Materialpositionen importieren
Arbeitswerte einlesen Nur Arbeitspositionen importieren
Lackierarbeiten einlesen Nur Lackierpositionen importieren
Arbeits- & Materialwerte einlesen Arbeits- und Materialpositionen gemeinsam importieren
Nebenkosten einlesen Nur Nebenkostenpositionen importieren
Alles einlesen Sämtliche Positionen eines DAT-Vorgangs importieren
Alles einlesen und Struktur erzeugen Alle Positionen mit automatischen Abschnittsüberschriften und Zwischensummen importieren
SilverDAT XML Import Daten aus einer SilverDAT-XML-Datei importieren (nur sichtbar wenn XML-Import aktiviert)

3. Neue Schadenskalkulation anlegen

Mit dieser Funktion erstellen Sie direkt aus einem CATAMA-Auftrag heraus einen neuen Vorgang im DAT SilverDAT-Portal. Fahrzeug- und Kundendaten werden dabei automatisch übertragen.

Voraussetzungen

  • Dem Auftrag muss ein Fahrzeug mit gültiger FIN/VIN (mindestens 5 Zeichen) zugeordnet sein.
  • Dem Auftrag muss ein Kunde zugeordnet sein (Name oder Firmenname).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag im Auftragseditor.
  2. Stellen Sie sicher, dass Fahrzeug- und Kundendaten hinterlegt sind.
  3. Klicken Sie auf den SilverDat-Button und wählen Sie „Neue Schadenskalkulation“.
  4. Es erscheint eine Bestätigungsabfrage: „Jetzt einen neuen Vorgang bei DAT anlegen?“
  5. Bestätigen Sie mit „Ja“.
  6. CATAMA erstellt den Vorgang bei DAT. Dabei werden folgende Daten übertragen:
    • Fahrzeug-Identifikationsnummer (FIN/VIN)
    • Kilometerstand
    • Erstzulassung (EZ)
    • Kennzeichen
    • CATAMA-Auftragsnummer (als Referenz)
    • Kundenname und Adresse
  7. Das DAT SilverDAT-Portal öffnet sich automatisch in einem neuen Browserfenster, in dem Sie die Schadenskalkulation durchführen können.

Nach der Anlage

  • Der CATAMA-Auftrag wird automatisch mit dem DAT-Vorgang verknüpft.
  • Im SilverDAT-Dropdown erscheinen nun zwei zusätzliche Menüpunkte:
    • „Zur Schadenskalkulation des Auftrags“ – um den Vorgang jederzeit wieder im DAT-Portal zu öffnen.
    • „DAT-Verknüpfung entfernen“ – um die Verknüpfung aufzuheben.

4. Datenimport per Auftragsnummer

Nachdem Sie eine Schadenskalkulation im DAT-Portal abgeschlossen haben, können Sie die Kalkulationsergebnisse in Ihren CATAMA-Auftrag importieren. Dazu benötigen Sie die DAT-Auftragsnummer (Vorgangsnummer).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag im Auftragseditor.
  2. Klicken Sie auf den SilverDat-Button.
  3. Wählen Sie den gewünschten Importmodus (siehe Tabelle unten).
  4. Es erscheint ein Eingabefeld: „Bitte geben Sie die Auftragsnummer ein z.B. 35713146:“
  5. Geben Sie die DAT-Vorgangsnummer ein und bestätigen Sie mit „OK“.
  6. Die Daten werden aus dem DAT-System abgerufen und als Positionen in den Auftrag eingefügt.
  7. Bei Erfolg erscheint die Meldung: „Die Auftragsdaten aus SilverDAT wurden eingelesen.“

Verfügbare Importmodi

Importmodus Was wird importiert
Materialwerte einlesen Ersatzteile und Materialien mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Preis
Arbeitswerte einlesen Arbeitsleistungen mit Beschreibung, Zeiteinheiten und Kosten
Lackierarbeiten einlesen Lackierpositionen (aufgeteilt in Arbeitszeit und Materialkosten)
Arbeits- & Materialwerte einlesen Kombination aus Arbeits- und Materialpositionen
Nebenkosten einlesen Zusätzliche Kosten (z. B. Entsorgung, Kleinteile)
Alles einlesen Sämtliche Positionstypen in einer flachen Liste
Alles einlesen und Struktur erzeugen Sämtliche Positionen mit automatischen Abschnittsüberschriften (Arbeitswerte, Lackierarbeiten, Ersatzteile, Nebenkosten) und Zwischensummen pro Kategorie
Tipp: Verwenden Sie „Alles einlesen und Struktur erzeugen“ für eine übersichtliche und strukturierte Darstellung der gesamten Kalkulation im Auftrag.

5. Datenimport über die Vorgangsliste

Alternativ zur manuellen Eingabe der Auftragsnummer können Sie aus einer Übersichtsliste aller Ihrer DAT-Vorgänge den gewünschten Vorgang auswählen und importieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag im Auftragseditor.
  2. Klicken Sie auf den SilverDat-Button und wählen Sie „Vorgangsliste anzeigen“.
  3. Es öffnet sich ein Dialog mit einer tabellarischen Übersicht Ihrer DAT-Vorgänge.

Die Vorgangsliste

Die Tabelle zeigt pro Vorgang folgende Informationen:

Spalte Beschreibung
Vorgang Die DAT-Vorgangsnummer (Dossier-ID)
Referenz Referenzbeschreibung des Vorgangs
VIN/Kennz. Fahrzeug-Identifikationsnummer oder Kennzeichen
Fahrzeug Fahrzeugbezeichnung (Marke, Modell)
Status Aktueller Bearbeitungsstatus des Vorgangs
Kosten Gesamtkosten (brutto) der Kalkulation
Import Button zum Importieren der Daten
  • Die Liste zeigt jeweils 50 Vorgänge pro Seite.
  • Verwenden Sie die Buttons „Zurück“ und „Weiter“ am unteren Rand, um zwischen den Seiten zu blättern.
  • Die aktuelle Seite und der angezeigte Eintragsbereich werden unterhalb der Tabelle angezeigt.

Daten importieren

  1. Suchen Sie den gewünschten Vorgang in der Liste.
  2. Klicken Sie auf den „Import“-Button in der entsprechenden Zeile.
  3. Es öffnet sich ein Auswahldialog mit den verfügbaren Importoptionen:
    • Materialwerte einlesen
    • Arbeitswerte einlesen
    • Lackierarbeiten einlesen
    • Arbeits- & Materialwerte einlesen
    • Nebenkosten einlesen
    • Alles einlesen
    • Alles einlesen und Struktur erzeugen
  4. Klicken Sie auf die gewünschte Option.
  5. Die Positionen werden aus dem DAT-System abgerufen und in den Auftrag übernommen.

6. SilverDAT XML Import

Zusätzlich zum Online-Import bietet CATAMA die Möglichkeit, Kalkulationsdaten aus einer SilverDAT-XML-Datei zu importieren. Dies ist nützlich, wenn Sie eine XML-Exportdatei aus dem DAT-System erhalten haben.

Voraussetzung

  • Die Option „SilverDAT XML aktivieren“ muss in den Systemeinstellungen aktiviert sein (siehe Kapitel 1).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag im Auftragseditor.
  2. Klicken Sie auf den SilverDat-Button und wählen Sie „SilverDAT XML Import“.
  3. Unterhalb der Toolbar erscheint ein Upload-Bereich.
  4. Klicken Sie auf den Upload-Button und wählen Sie die gewünschte XML-Datei von Ihrem Computer aus (nur .xml-Dateien werden akzeptiert).
  5. Die Datei wird hochgeladen und automatisch ausgewertet.
  6. Die enthaltenen Positionen werden in den Auftrag eingefügt.

Unterstützte Positionstypen

Folgende Positionstypen aus der XML-Datei werden erkannt und importiert:

  • Materialpositionen – Ersatzteile und Materialien
  • Arbeitspositionen – Arbeitsleistungen und Reparaturzeiten
  • Lackierpositionen – Lackierarbeiten (Arbeit und Material)
  • Nebenkostenpositionen – Zusätzliche Kosten

7. Verknüpften DAT-Vorgang öffnen

Wenn ein CATAMA-Auftrag mit einem DAT-Vorgang verknüpft ist (z. B. nach Anlage einer Schadenskalkulation), können Sie den Vorgang jederzeit direkt im DAT-Portal öffnen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Öffnen Sie den verknüpften Auftrag im Auftragseditor.
  2. Klicken Sie auf den SilverDat-Button.
  3. Wählen Sie „Zur Schadenskalkulation des Auftrags“.
  4. Das DAT SilverDAT-Portal öffnet sich in einem neuen Browserfenster und zeigt direkt die Schadenskalkulation des verknüpften Vorgangs an.
Hinweis: Dieser Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn der Auftrag mit einem DAT-Vorgang verknüpft ist.

8. DAT-Verknüpfung entfernen

Sie können die Verknüpfung zwischen einem CATAMA-Auftrag und einem DAT-Vorgang jederzeit entfernen. Der DAT-Vorgang selbst bleibt im DAT-System bestehen – es wird lediglich die Zuordnung in CATAMA aufgehoben.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Öffnen Sie den verknüpften Auftrag im Auftragseditor.
  2. Klicken Sie auf den SilverDat-Button.
  3. Wählen Sie „DAT-Verknüpfung entfernen“.
  4. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage: „DAT-Verknüpfung wirklich entfernen?“
  5. Bestätigen Sie mit „Ja“.
  6. Die Verknüpfung wird entfernt. Die Menüpunkte „Zur Schadenskalkulation des Auftrags“ und „DAT-Verknüpfung entfernen“ verschwinden aus dem Dropdown-Menü.
Hinweis: Bereits importierte Positionen im Auftrag bleiben erhalten. Es wird nur die Verknüpfung zum DAT-Vorgang aufgehoben.

9. SilverDAT aus dem CRM (Kundenverwaltung)

Sie können eine Schadenskalkulation auch direkt aus der Kundenverwaltung (CRM) heraus erstellen, ohne zuerst einen Auftrag öffnen zu müssen.

Voraussetzungen

  • Dem Kunden muss mindestens ein Fahrzeug mit FIN/VIN zugeordnet sein.
  • Die DAT-API muss in den Systemeinstellungen aktiviert sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Öffnen Sie den gewünschten Kunden in der Kundenverwaltung (CRM).
  2. Scrollen Sie zum Abschnitt Fahrzeuge des Kunden.
  3. Neben jedem Fahrzeug mit gültiger FIN/VIN finden Sie ein grünes Taschenrechner-Symbol (Tooltip: „Schadenskalkulation erstellen“).
  4. Klicken Sie auf das Symbol beim gewünschten Fahrzeug.
  5. Es erscheint eine Bestätigungsabfrage: „Jetzt einen neuen Vorgang bei DAT anlegen?“
  6. Bestätigen Sie mit „Ja“.
  7. CATAMA überträgt die Fahrzeugdaten (FIN/VIN, Kilometerstand, Erstzulassung) sowie die Kundenadresse an das DAT-System und erstellt dort einen neuen Vorgang.
  8. Das DAT SilverDAT-Portal öffnet sich automatisch in einem neuen Browserfenster.
Hinweis: Bei der Erstellung aus dem CRM wird der Vorgang nicht automatisch mit einem CATAMA-Auftrag verknüpft. Um die Kalkulationsergebnisse später in einen Auftrag zu importieren, verwenden Sie den Datenimport per Auftragsnummer (Kapitel 4) oder über die Vorgangsliste (Kapitel 5).

10. Hinweise und Fehlerbehebung

Voraussetzungen für die Nutzung

  • Gültige DAT-Zugangsdaten (Kundennummer, Login, Passwort) müssen in den Systemeinstellungen hinterlegt sein.
  • Die Option „SilverDAT aktivieren?“ muss aktiviert sein.
  • Für den XML-Import muss zusätzlich „SilverDAT XML aktivieren“ aktiviert sein.
  • Pop-up-Blocker im Browser sollten für die CATAMA-Domain deaktiviert sein, da das DAT-Portal in einem neuen Fenster geöffnet wird.

Häufige Fehlermeldungen

Meldung Ursache Lösung
„Bitte zuerst ein Fahrzeug mit FIN/VIN zuordnen.“ Im Auftrag ist kein Fahrzeug hinterlegt oder die FIN/VIN ist zu kurz (weniger als 5 Zeichen). Ordnen Sie dem Auftrag ein Fahrzeug mit vollständiger FIN/VIN zu.
„Bitte zuerst einen Kunden zuordnen.“ Im Auftrag ist kein Kunde hinterlegt. Ordnen Sie dem Auftrag einen Kunden mit Name oder Firmenname zu.
„Es wurde zum Auftrag kein Datensatz gefunden.“ Unter der angegebenen Vorgangsnummer konnte kein DAT-Datensatz gefunden werden. Prüfen Sie die eingegebene Auftragsnummer auf Korrektheit.
„Fehler beim Erstellen der Schadenskalkulation.“ Die Kommunikation mit dem DAT-System ist fehlgeschlagen. Prüfen Sie Ihre DAT-Zugangsdaten in den Einstellungen und testen Sie die Verbindung über „>> API Daten testen“.
„Keine Vorgänge gefunden.“ Die Vorgangsliste ist leer. Es sind noch keine Vorgänge im DAT-System vorhanden oder die Zugangsdaten sind nicht korrekt.
„DAT-Verknüpfung wurde entfernt.“ Bestätigung, dass die Verknüpfung erfolgreich aufgehoben wurde. Keine Aktion erforderlich – dies ist eine Erfolgsmeldung.

Allgemeine Tipps

  • Auftrag vorher speichern: Speichern Sie den Auftrag, bevor Sie eine neue Schadenskalkulation anlegen, damit alle Fahrzeug- und Kundendaten korrekt übertragen werden.
  • Browser-Fenster: Das DAT-Portal öffnet sich in einem neuen Tab/Fenster. Stellen Sie sicher, dass Ihr Browser Pop-ups für CATAMA zulässt.
  • Import-Reihenfolge: Wenn Sie verschiedene Positionstypen getrennt importieren möchten (z. B. zuerst Material, dann Arbeit), können Sie die Import-Funktionen nacheinander aufrufen. Es wird empfohlen, vor einem erneuten Import die vorherigen Positionen zu prüfen.
  • Strukturierter Import: Die Option „Alles einlesen und Struktur erzeugen“ erzeugt automatisch Textzeilen als Abschnittsüberschriften (Arbeitswerte, Lackierarbeiten, Ersatzteile, Nebenkosten) und berechnet Zwischensummen pro Kategorie. Dies eignet sich besonders für Rechnungen und Kostenvoranschläge.
  • XML-Import: Wenn die Online-Verbindung zum DAT-Portal nicht verfügbar ist, können Sie alternativ eine XML-Exportdatei aus dem DAT-System verwenden und über den XML-Import einlesen.

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