Mit der CATAMA-Belegadresse bekommen Sie eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen. Alles, was Sie an diese Adresse weiterleiten, erscheint nach wenigen Minuten im Posteingang der Eingangsbelege. Auf Wunsch legt CATAMA daraus automatisch einen Eingangsbeleg an.

Ihr bisheriges eigenes Postfach für Eingangsbelege bleibt davon unberührt. Beide laufen nebeneinander.

Adresse anlegen

Das Anlegen ist Administratoren vorbehalten.

1. Öffnen Sie System › Einstellungen und dort den Reiter E-Mail Setup.
2. Wechseln Sie auf den Unterreiter Posteingang. Dort finden Sie den Abschnitt CATAMA-Belegadresse.
3. Tragen Sie bei Gewünschte Adresse ein Kürzel ein, zum Beispiel Ihren Firmennamen. Erlaubt sind 3 bis 25 Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche.
4. Klicken Sie auf Adresse anlegen.

CATAMA hängt an Ihr Kürzel automatisch sechs Zufallsziffern an. Aus autohaus-muster wird zum Beispiel autohaus-muster482913@mail.catama-services.de. So kann niemand Ihre Adresse erraten.

Die fertige Adresse steht danach im selben Abschnitt und lässt sich mit Kopieren in die Zwischenablage übernehmen. Sie steht außerdem im Modul Eingangsbelege oben rechts über den Reitern.

Rechnungen an die Adresse schicken

Es gibt zwei Wege. Sie können beide gleichzeitig nutzen.

• Weiterleiten: Richten Sie in Ihrem Mailprogramm eine Regel ein, die Rechnungen automatisch an die Belegadresse weiterleitet. Einzelne Mails können Sie auch von Hand weiterleiten.
• Direkt vom Lieferanten: Geben Sie Ihren Lieferanten die Belegadresse als Rechnungsadresse für E-Mails.

Die Rechnung muss als Anhang in der Mail liegen. CATAMA speichert PDF- und XML-Dateien sowie Bilder, Office-Dateien und ZIP-Archive. Eine Mail darf höchstens 25 MB groß sein, größere Mails lehnt der Mailserver ab und der Absender bekommt eine Fehlermeldung.

Der Posteingang

Öffnen Sie Eingangsbelege und dort den Reiter Posteingang. Neue Mails erscheinen in der Regel innerhalb weniger Minuten.

Links steht die Liste der Mails, rechts die geöffnete Mail mit Absender, Anhängen und Text. Ungelesene Mails sind fett und mit einem Punkt markiert.

Am Reiter Posteingang zeigen zwei Zahlen, was noch ungelesen ist:

• Rot: neue Mails, aus denen noch kein Beleg entstanden ist.
• Grün: Mails, aus denen CATAMA bereits automatisch einen Beleg angelegt hat.

Beide Zahlen gehen zurück, sobald Sie die Mail öffnen.

In der geöffneten Mail haben Sie diese Möglichkeiten:

• Importieren: öffnet einen neuen Eingangsbeleg und übernimmt die Anhänge der Mail.
• Beleg öffnen: erscheint, wenn zu der Mail schon ein Beleg gehört.
• Löschen: entfernt die Mail aus dem Posteingang.
• Anhang anklicken: zeigt PDF-Dateien und Bilder in der Vorschau.

Den Posteingang sehen alle Benutzer, deren Benutzergruppe das Recht Bestellungen & Eingänge hat.

Belege automatisch anlegen

Ohne weitere Einstellung sammelt CATAMA die Mails nur im Posteingang. Wenn aus den Rechnungen automatisch Eingangsbelege werden sollen, richten Sie das im Abschnitt CATAMA-Belegadresse ein:

1. Setzen Sie den Haken bei Eingangsbelege automatisch anlegen.
2. Wählen Sie bei Anlegen als Benutzer den Benutzer, unter dessen Namen die Belege entstehen.
3. Wählen Sie bei Filiale der Belege die Filiale.
4. Tragen Sie bei Freigegebene Absender ein, wessen Mails verarbeitet werden dürfen. Schreiben Sie eine Adresse oder eine Domain pro Zeile.
5. Speichern Sie die Einstellungen.

Freigegebene Absender

Ohne Eintrag in dieser Liste legt CATAMA keinen Beleg an. Das schützt Sie davor, dass Fremde über die Adresse Belege einschleusen.

• Wenn Sie Rechnungen selbst weiterleiten, tragen Sie Ihre eigene Adresse ein, von der Sie weiterleiten.
• Wenn Lieferanten direkt an die Belegadresse senden, tragen Sie deren Adresse oder Domain ein.

Diese Schreibweisen sind möglich:

• buchhaltung@lieferant.de: gibt genau diese eine Adresse frei.
• lieferant.de: gibt alle Adressen dieser Domain frei. Die Schreibweisen @lieferant.de und *@lieferant.de bedeuten dasselbe.
• *.lieferant.de: gibt die Domain und zusätzlich alle ihre Subdomains frei, zum Beispiel auch rechnung@mail.lieferant.de.

Ein Stern allein oder ein Eintrag wie *.de gibt niemanden frei.

E-Rechnungen und normale PDF-Rechnungen

E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD liest CATAMA direkt aus. Das kostet nichts extra.

Normale PDF-Rechnungen kann CATAMA nur per Texterkennung (OCR) erfassen. Setzen Sie dafür den Haken bei Normale PDF-Rechnungen per OCR erfassen. Die Texterkennung verbraucht CATAMA AI Tokens pro Seite. Ohne diesen Haken bleiben normale PDF-Rechnungen im Posteingang und Sie importieren sie von Hand.

Neue Lieferanten

Kennt CATAMA den Lieferanten einer Rechnung noch nicht, legt es ihn automatisch an, samt Anschrift und Bankverbindung aus der Rechnung. Prüfen Sie bei einem neu angelegten Lieferanten die Bankverbindung, bevor Sie die erste Rechnung bezahlen.

Was die Hinweise im Posteingang bedeuten

Jede Mail der Belegadresse trägt in der Liste ein Etikett. Den genauen Grund sehen Sie, wenn Sie die Mail öffnen.

• Wartet auf Verarbeitung: Die Mail ist angekommen, die automatische Anlage läuft in den nächsten Minuten.
• Automatisch angelegt: Der Beleg ist da. Mit einem Klick auf das Etikett öffnen Sie ihn.
• Manuell bearbeiten: CATAMA hat keinen Beleg angelegt. Importieren Sie die Mail von Hand.
• Fehler: Die Verarbeitung ist fehlgeschlagen, zum Beispiel weil die Datei nicht lesbar war.

Die häufigsten Gründe für Manuell bearbeiten:

• Keine Absender freigegeben oder Absender nicht freigegeben: Der Absender fehlt in der Liste der freigegebenen Absender.
• Keine E-Rechnung, bitte manuell bearbeiten: Der Anhang ist eine normale PDF-Rechnung und die Texterkennung ist ausgeschaltet.
• Rechnungsnummer oder Datum nicht erkannt, Betrag nicht erkannt oder Lieferant nicht erkannt: Die Angabe ließ sich aus der Rechnung nicht sicher lesen.
• Rechnungsbetrag ist 0,00: Eine Rechnung über 0,00 Euro legt CATAMA nicht automatisch an.
• Beleg ist bereits vorhanden: Zu diesem Lieferanten gibt es die Rechnungsnummer schon. Über Beleg öffnen kommen Sie zum vorhandenen Beleg.
• Mehrere Anhänge, bitte manuell bearbeiten: Die Mail enthält mehrere PDF-Dateien und CATAMA kann nicht sicher entscheiden, welche die Rechnung ist.
• Kein Beleg im Anhang: Die Mail hat keinen Anhang.
• Anhang nicht gespeichert: Die Mail enthält einen Dateityp, den CATAMA nicht annimmt.
• Spamverdacht: Der Mailserver hat die Mail als Spam eingestuft. Sie steht im Posteingang, wird aber nicht automatisch verarbeitet.

Gut zu wissen

• Speicher: Das Postfach fasst 300 MB. CATAMA holt die Mails ab und löscht sie nach sieben Tagen vom Mailserver. In CATAMA bleiben Mail und Anhänge erhalten.
• Nur Empfang: Über die Belegadresse lassen sich keine Mails versenden.
• Abruf prüfen: Im Abschnitt CATAMA-Belegadresse steht, wann CATAMA das Postfach zuletzt abgerufen hat. Bleibt der Abruf aus, erscheint dort eine Warnung.
• Passwort erneuern: Die Schaltfläche erzeugt ein neues Passwort für das Postfach. Sie müssen sonst nichts tun, die Adresse bleibt gleich.
• Adresse löschen: Mails an eine gelöschte Adresse kommen nicht mehr an. Bereits abgeholte Mails bleiben im Posteingang. Passen Sie nach dem Löschen Ihre Weiterleitungsregeln an.

Häufige Fragen

Meine Mail erscheint nicht im Posteingang.

Warten Sie einige Minuten und laden Sie die Seite neu. Prüfen Sie dann die Adresse in Ihrer Weiterleitungsregel und im Abschnitt CATAMA-Belegadresse den letzten Abruf. Steht dort eine Warnung, wenden Sie sich an den CATAMA-Support.

Die Mail ist da, aber es entsteht kein Beleg.

Öffnen Sie die Mail. Der Hinweis über den Anhängen nennt den Grund. Meist fehlt der Absender in der Liste der freigegebenen Absender, oder die Rechnung ist eine normale PDF-Datei und die Texterkennung ist ausgeschaltet.

Kann ich die Ziffern in der Adresse selbst festlegen?

Nein. CATAMA vergibt die sechs Ziffern zufällig, damit sich die Adresse nicht erraten lässt.

Was passiert mit Mails, die schon vor der automatischen Anlage im Posteingang lagen?

Sie bleiben unverändert im Posteingang. Die automatische Anlage gilt nur für Mails, die nach dem Einschalten ankommen.