Front Desk Report – Serviceempfehlungen erstellen und drucken

Front Desk Report

Serviceempfehlung erstellen und drucken — Benutzerhandbuch

1. Was ist der Front Desk Report?

Der Front Desk Report (auch: Serviceempfehlung / Arbeitsbericht) ist ein Feature innerhalb des Auftragseditors. Er ermöglicht es Service-Beratern, bei der Fahrzeugannahme eine strukturierte Empfehlung für Inspektions- und Servicearbeiten zu dokumentieren und als professionelles PDF-Dokument für den Kunden zu drucken.

Funktionen im Überblick

  • ✓  Inspektionsempfehlungen mit Status-Bewertung (OK / Ersetzen)
  • ✓  Empfohlene Services mit letztem Austauschdatum
  • ✓  Automatische Preisberechnung (Teile Netto + Arbeit)
  • ✓  Freitext-Kommentarfeld für Hinweise
  • ✓  Drag & Drop zum Sortieren der Zeilen
  • ✓  Wiederverwendbare Vorlagen (Templates)
  • ✓  Druck als professionellen Arbeitsbericht (PDF)

2. Zugang zum Front Desk Report

Der Front Desk Report befindet sich als eigener Tab innerhalb des Auftragseditors (Rechnungsverwaltung).

1
Auftrag öffnen
Öffnen Sie einen bestehenden Auftrag oder erstellen Sie einen neuen Auftrag in der Rechnungsverwaltung.

2
Tab „Front Desk Report“ anklicken
In der Sub-Navigation des Auftragseditors finden Sie den Tab Front Desk Report. Klicken Sie darauf, um den Bereich zu öffnen.

Die Tab-Leiste im Auftragseditor sieht ungefähr so aus:

Stammdaten
Fahrzeugdaten
Positionen
Front Desk Report
Aufgaben
Texte & Verlauf
Hinweis:
Der Tab ist nur bei Aufträgen sichtbar (nicht bei Gutschriften, Leads oder Bestellungen).

3. Inspektionsempfehlungen ausfüllen

Die Tabelle Inspektionsempfehlungen dient dazu, den Zustand einzelner Fahrzeugkomponenten zu bewerten und dem Kunden ggf. einen Austausch oder eine Reparatur zu empfehlen.

Spalte Beschreibung
☰ (Griff) Drag-Handle zum Verschieben der Zeile per Drag & Drop
Artikel Name der zu prüfenden Komponente (z. B. „Zahnriemen“, „Bremsbeläge“)
Teile Netto Netto-Preis der benötigten Ersatzteile (numerisch, z. B. 45.00)
Arbeit Arbeitskosten / Lohn (numerisch, z. B. 80.00)
Gesamt Wird automatisch berechnet: Teile Netto + Arbeit (schreibgeschützt)
OK Radio-Button: Komponente ist in Ordnung, kein Handlungsbedarf
Ersetzen / Reparieren Radio-Button: Komponente muss ausgetauscht oder repariert werden
× Zeile entfernen
Tipp:
Der Gesamtpreis wird automatisch berechnet, sobald Sie einen Wert in „Teile Netto“ oder „Arbeit“ eingeben. Sie können sowohl Punkt (.) als auch Komma (,) als Dezimaltrenner verwenden.

4. Empfohlene Services ausfüllen

Die Tabelle Empfohlene Services listet regelmäßig anfallende Wartungsarbeiten auf. Hier können Sie zusätzlich das Datum des letzten Austauschs erfassen.

Spalte Beschreibung
☰ (Griff) Drag-Handle zum Verschieben der Zeile per Drag & Drop
Artikel Name des Services (z. B. „Innenraumfilter“, „Getriebeservice“)
Letzter Austausch Datum im Format MM/YYYY (z. B. 06/2024)
Teile Netto Netto-Preis der benötigten Ersatzteile
Arbeit Arbeitskosten / Lohn
Preis Wird automatisch berechnet: Teile Netto + Arbeit (schreibgeschützt)
× Zeile entfernen

5. Zeilen hinzufügen, entfernen und sortieren

Zeile hinzufügen

Unterhalb jeder Tabelle befindet sich der Button + Zeile hinzufügen. Ein Klick fügt eine neue leere Zeile am Ende der jeweiligen Tabelle ein.

Zeile entfernen

Am rechten Ende jeder Zeile befindet sich ein roter × Button. Ein Klick entfernt die Zeile sofort. Die verbleibenden Zeilen werden automatisch neu nummeriert.

Zeilen sortieren (Drag & Drop)

Jede Zeile hat links ein Griff-Symbol (☰). Klicken und halten Sie dieses Symbol und ziehen Sie die Zeile an die gewünschte Position. Lassen Sie los, um die Zeile dort abzulegen. Die Reihenfolge wird beim Speichern beibehalten.

6. Hinweise / Kommentare

Unterhalb der beiden Tabellen befindet sich ein Freitextfeld Hinweise. Hier können Sie zusätzliche Anmerkungen, Empfehlungen oder sonstige Informationen für den Kunden eintragen. Dieser Text erscheint auf dem gedruckten Dokument im Abschnitt „Hinweise“.

7. Vorlagen (Templates) verwenden

Um nicht jedes Mal alle Inspektions- und Service-Positionen manuell eintragen zu müssen, können Sie vordefinierte Vorlagen laden.

1
Button „Vorlage laden“ klicken
Oberhalb der Inspektionsempfehlungen finden Sie den Button 📂 Vorlage laden.
2
Vorlage auswählen
Ein Dialog zeigt alle verfügbaren Vorlagen an. Vorlagen, die als Standard markiert sind, werden mit einem entsprechenden Badge gekennzeichnet.
3
Vorlage wird geladen
Nach Auswahl einer Vorlage werden die hinterlegten Inspektions- und Service-Positionen in die aktuellen Tabellen eingetragen. Bestehende Einträge werden dabei ersetzt.
4
Individuell anpassen
Nach dem Laden können Sie die Einträge wie gewohnt bearbeiten – Zeilen hinzufügen, entfernen, Preise eintragen oder den Status setzen.
Achtung:
Beim Laden einer Vorlage werden die aktuellen Einträge in beiden Tabellen (Inspektionsempfehlungen und Empfohlene Services) durch die Vorlagen-Daten ersetzt. Speichern Sie vorher, wenn Sie bestehende Daten behalten möchten.

8. Vorlagenverwaltung (Administrator)

Administratoren können Front-Desk-Vorlagen zentral erstellen und verwalten. Die Vorlagenverwaltung wird über das Klemmbrett-Symbol in der Auftragsliste aufgerufen.

Neue Vorlage erstellen

1
Vorlagenverwaltung öffnen
Klicken Sie auf das Klemmbrett-Symbol in der Auftragsliste, um die Vorlagenverwaltung zu öffnen.
2
„Neues Template“ klicken
Im Vorlagen-Editor klicken Sie auf den Button, um eine neue Vorlage anzulegen.
3
Vorlagenname eingeben
Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein (z. B. „Standard-Inspektion PKW“).
4
Positionen hinzufügen
Fügen Sie Inspektions-Positionen und Service-Positionen über die jeweiligen „+“-Buttons hinzu. Jede Position benötigt nur einen Artikelnamen.
5
Optionen setzen
Als Standard setzen: Diese Vorlage wird bei neuen Aufträgen vorausgewählt.
Leere Zeilen ausblenden: Beim Drucken werden Zeilen ohne Preise/Status nicht im PDF angezeigt.
6
Speichern
Klicken Sie auf „Speichern“, um die Vorlage zu sichern.

Vorlage bearbeiten oder löschen

In der Vorlagenliste klicken Sie auf eine bestehende Vorlage, um sie zur Bearbeitung zu öffnen. Über den Löschen-Button können Sie nicht mehr benötigte Vorlagen entfernen. Hinweis: Die Standard-Vorlage kann nicht gelöscht werden.

9. Daten speichern

Die Front-Desk-Daten werden zusammen mit dem Auftrag gespeichert. Klicken Sie einfach auf den regulären Speichern-Button des Auftragseditors, um alle Änderungen zu sichern – einschließlich der Inspektionsempfehlungen, Services und Kommentare.

Tipp:
Die Daten bleiben auch nach dem Schließen und erneuten Öffnen des Auftrags erhalten. Sie können jederzeit Änderungen vornehmen und erneut speichern.

10. Front Desk Report drucken

Der Front Desk Report kann als professionelles PDF-Dokument (Arbeitsbericht) gedruckt bzw. als Druckvorschau geöffnet werden.

1
Druckmenü öffnen
Im Auftragseditor finden Sie in der Aktionsleiste ein Druck-Dropdown-Menü (Druckericon). Klicken Sie darauf, um die verfügbaren Dokumenttypen zu sehen.
2
„Front Desk Report“ auswählen
Wählen Sie den Eintrag Front Desk Report aus der Dropdown-Liste.
3
Druckvorschau
Es öffnet sich ein neues Fenster mit der PDF-Vorschau des Arbeitsberichts. Von hier aus können Sie das Dokument drucken oder als PDF speichern.
Wichtig:
Speichern Sie den Auftrag vor dem Drucken, damit die aktuellsten Daten im Dokument erscheinen. Beim Druck wird automatisch ein Speichervorgang ausgelöst, aber es empfiehlt sich, vorab manuell zu speichern.

11. Aufbau des gedruckten Dokuments

Das gedruckte PDF-Dokument („Arbeitsbericht“) enthält folgende Bereiche:

ARBEITSBERICHT
Kunde Max Mustermann Datum 18.02.2026
Fahrzeug BMW 320d Km-Stand 85.430 km
FIN WBAXXXXXXXX12345 EZ 03/2019
INSPEKTIONSEMPFEHLUNGEN
Artikel Teile Netto Arbeit Gesamt OK Ersetzen
Bremsbeläge vorne 85,00 € 120,00 € 205,00 € – ✘
Keilriemen – – – ✔ –
EMPFOHLENE SERVICES
Artikel Letzter Austausch Teile Netto Arbeit Preis
Innenraumfilter 03/2024 25,00 € 15,00 € 40,00 €
HINWEISE
Bremsscheiben bei nächstem Service prüfen. Ölstand im Normalbereich.
Service-Berater Thomas Schmidt Datum 18.02.2026
Unterschrift

Bereiche im Dokument

Bereich Inhalt
Kopfbereich Firmenlogo, Dokumenttitel „Arbeitsbericht“
Kunden- & Fahrzeugdaten Kundenname, Datum, Fahrzeug (Marke + Modell), Km-Stand, Fahrgestellnummer (FIN), Erstzulassung (EZ)
Inspektionsempfehlungen Tabelle mit Prüfpositionen, Preisen und farblicher Status-Kennzeichnung (✔ OK = grün, ✘ Ersetzen = rot)
Empfohlene Services Tabelle mit Wartungs-Positionen, Datum des letzten Austauschs und Preisen
Hinweise Freitext-Kommentare des Service-Beraters
Unterschrift Name des Service-Beraters, Datum und Unterschriftsfeld
Tipp: Leere Zeilen ausblenden
Wenn in der Vorlagenverwaltung die Option „Leere Zeilen ausblenden“ aktiviert ist, werden beim Druck nur Zeilen angezeigt, die tatsächlich Daten enthalten. So bleibt das Dokument kompakt und übersichtlich.

12. Häufige Fragen

Ich sehe den Tab „Front Desk Report“ nicht – woran liegt das?

Der Tab ist nur bei Aufträgen und Rechnungen sichtbar, nicht bei Gutschriften, Leads oder Bestellungen. Außerdem ist das Feature erst ab einer bestimmten Lizenzstufe verfügbar. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, falls der Tab nicht angezeigt wird.

Kann ich die Reihenfolge der Zeilen ändern?

Ja. Nutzen Sie das Griff-Symbol (☰) links neben jeder Zeile, um diese per Drag & Drop an die gewünschte Position zu verschieben.

Werden die Daten automatisch gespeichert?

Nein. Die Front-Desk-Daten werden erst beim Speichern des Auftrags gesichert. Klicken Sie auf den Speichern-Button, bevor Sie den Auftrag schließen oder drucken.

Was passiert, wenn ich eine Vorlage lade und bereits Daten eingetragen habe?

Beim Laden einer Vorlage werden die bestehenden Einträge in beiden Tabellen durch die Vorlagendaten ersetzt. Stellen Sie sicher, dass Sie den Auftrag vorher gespeichert haben, wenn Sie die aktuellen Daten behalten möchten.

Kann ich den gedruckten Bericht anpassen?

Das Layout des PDF-Dokuments basiert auf einer Vorlage, die vom Administrator angepasst werden kann. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie Änderungen am Drucklayout benötigen.

Woher kommen die Fahrzeug- und Kundendaten im Ausdruck?

Die Kunden- und Fahrzeugdaten (Name, Fahrzeug, Km-Stand, FIN, EZ) werden automatisch aus den im Auftrag hinterlegten Stammdaten übernommen. Der Kilometerstand wird aus dem Feld „Km-Stand bei Erstellung“ des Auftrags gezogen.

Wer ist der „Service-Berater“ im Dokument?

Als Service-Berater wird der Name des angemeldeten Benutzers eingetragen, der den Druck ausführt.

Catama — Front Desk Report Dokumentation — Stand: Februar 2026

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