Mit CATAMA Web Connect buchen Ihre Kunden Werkstatt- und Verkaufstermine direkt auf Ihrer WordPress-Website. Sie können dort auch Anfrage-Formulare absenden, etwa eine Kontaktanfrage, eine Werkstattanfrage mit Fahrzeugschein oder ein Fahrzeug zum Ankauf anbieten. Alles, was gebucht und abgefragt wird, pflegen Sie in CATAMA. Das Plugin auf der Website sorgt nur für die Verbindung und das Aussehen.

Download des Plugins

Die aktuelle Version des Plugins laden Sie hier herunter:

catama-webconnect-latest.zip

• Der Link zeigt immer auf die neueste Version. Aktuell ist das Version 1.1.1.
• Denselben Link finden Sie in CATAMA unter Planung & Projekte › Online-Buchungen, Reiter Website & Einbindung, im Kasten So binden Sie CATAMA in WordPress ein.
• Nach der Installation brauchen Sie den Link nicht mehr. Updates installieren Sie direkt in WordPress, auf Wunsch automatisch (siehe Updates).

So funktioniert Web Connect

Eine Änderung in CATAMA, zum Beispiel eine neue Terminart oder ein geänderter Einleitungstext, erscheint ohne Zutun auf der Website. Das Plugin merkt sich die Konfiguration höchstens 5 Minuten. Freie Termine fragt es bei jedem Aufruf neu ab.

Voraussetzungen

• CATAMA mit Enterprise-Lizenz. Online-Buchungen gehören zum CRM Lead-Modul.
• Die Benutzergruppe Administrator in CATAMA. Nur Administratoren sehen die Reiter zur Einrichtung. Alle anderen Benutzer sehen nur Eingang und Auswertung.
• WordPress ab Version 5.6 und PHP ab Version 7.4.
• Ein WordPress-Benutzer, der Plugins installieren darf.
• Der Webserver Ihrer Website muss Ihre CATAMA-Adresse erreichen. Das Plugin spricht Server zu Server mit CATAMA, nicht aus dem Browser des Besuchers.

Schritt 1: Online-Buchungen in CATAMA freischalten

1. Öffnen Sie System › Einstellungen und dort den Reiter Lead-Modul. Schneller geht es über das Feld Einstellung suchen… oben im Fenster, Suchbegriff Lead-Modul.
2. Setzen Sie den Haken CRM Lead-Modul aktivieren.
3. Unter Komponenten setzen Sie Online-Buchungen. Für Anfrage-Formulare zusätzlich Leads & Anfragen. Leads setzen Online-Buchungen voraus, CATAMA setzt den Haken dann automatisch mit.
4. Speichern Sie und laden Sie die Seite neu.

Danach steht im Menü Planung & Projekte der Eintrag Online-Buchungen, unter Kunden & Kontakte der Eintrag Leads & Anfragen.

Schritt 2: Terminarten, Zeiten und Texte einrichten

Öffnen Sie Planung & Projekte › Online-Buchungen. Die Reiter von links nach rechts:

Terminarten

Eine Terminart ist das, was der Kunde bucht, zum Beispiel Inspektion, Reifenwechsel oder Probefahrt. Mit Neue Terminart legen Sie eine an.

Unter Kategorien (Kacheln im Widget) fassen Sie Terminarten zu Bereichen zusammen, z. B. Werkstatt und Verkauf. Der Kunde wählt zuerst die Kachel, dann die Terminart. Eine Terminart, zu der es schon Anfragen gibt, wird beim Löschen nur deaktiviert.

Verfügbarkeit

• Öffnungszeiten für Online-Termine: Zeitfenster je Wochentag und Standort. Tage ohne Zeitfenster sind geschlossen.
• Zeitfenster je Terminart: optional, z. B. Reifenwechsel nur vormittags. Ohne Eintrag gelten die Öffnungszeiten.
• Sperrtage, Urlaub und Feiertage: Zeiträume ohne Online-Termine. Gesetzliche Feiertage übernehmen trägt die Feiertage eines Bundeslands für ein Jahr ein.
• Slot-Vorschau zeigt, welche freien Termine ein Kunde gerade auf der Website sieht.

Felder

Wählen Sie eine Terminart oder ein Lead-Formular. Für jedes Feld legen Sie fest, ob es sichtbar ist und ob es Pflicht ist. Die Reihenfolge ändern Sie per Ziehen. Unter Eigene Felder legen Sie zusätzliche Fragen an, etwa Welche Reifengröße?. Typen: Text, mehrzeiliger Text, Zahl, Auswahlliste, Optionen, Ankreuzfeld, Datei-Upload. Ein eigenes Feld ordnen Sie danach einem Formular zu.

Texte & Rechtliches

• Widget: Überschrift, Einleitung, Erfolgsmeldungen für Anfrage und Sofortbuchung, Alternativtermin abfragen.
• Datenschutz und Storno: Einwilligungstext für das Pflicht-Häkchen (wird mit Zeitstempel zu jeder Anfrage gespeichert), Links zu Datenschutzerklärung und Impressum, ob und bis wann Kunden online absagen dürfen, Storno-Hinweis, max. Dateigröße für Uploads, Löschfrist für abgelehnte und stornierte Anfragen (mindestens 30 Tage, leer = nie).
• E-Mails an Kunden: Eingangsbestätigung, Terminbestätigung mit Kalenderdatei, Gegenvorschlag, Absage, Erinnerung vor dem Termin, Stornobestätigung, Rückfrage. Platzhalter wie {vorname}, {terminart}, {datum}, {uhrzeit}, {filiale}, {anfragenummer} und {verwalten_link} stehen über den Vorlagen.

Benachrichtigungen

Wer erfährt von neuen Buchungen und Website-Leads: Hinweis in CATAMA (Toast), automatische Aufgabe im Aufgabenmanager mit Board und Fälligkeit, interne E-Mail an eine oder mehrere Adressen und eine Eskalations-Mail, wenn eine Anfrage nach X Stunden noch unbearbeitet ist (0 = aus).

Schritt 3: Website als Kanal anlegen

Jede Website bekommt in CATAMA einen eigenen Kanal mit eigenem Token. So können Sie auf zwei Websites unterschiedliche Terminarten anbieten.

1. Reiter Website & Einbindung, Button Neue Website.
2. Name: frei wählbar, z. B. Hauptwebsite.
3. Freigegebene Domains: die Domain Ihrer Website, z. B. autohaus-muster.de. Eine Domain pro Zeile, Subdomains wie www. sind eingeschlossen. Anfragen von anderen Domains lehnt CATAMA ab. Leer bedeutet: alle Domains, das empfehlen wir nicht.
4. Terminarten auf dieser Website und Lead-Formulare auf dieser Website: keine Auswahl = alle aktiven.
5. Speichern.

Die Karte des Kanals zeigt den Token. Mit dem Kopier-Symbol übernehmen Sie ihn in die Zwischenablage. Darunter steht, wann die Website zuletzt Kontakt hatte und mit welcher Plugin-Version. Ein grüner Punkt bedeutet Kontakt in den letzten 7 Tagen.

Neuen Token erzeugen macht den alten Token sofort ungültig. Die Website bucht erst wieder, wenn der neue Token im Plugin steht.

Schritt 4: Plugin in WordPress installieren und verbinden

1. Laden Sie die ZIP-Datei herunter, siehe Download des Plugins. Nicht entpacken.
2. Melden Sie sich im WordPress-Backend an und öffnen Sie Plugins › Installieren › Plugin hochladen.
3. Wählen Sie die ZIP-Datei, klicken Sie Jetzt installieren und danach Plugin aktivieren.
4. Öffnen Sie Einstellungen › CATAMA Web Connect, Reiter Verbindung.
5. CATAMA-Adresse: die Adresse, unter der Sie CATAMA im Browser öffnen, ohne Pfad. Sie steht auch im Reiter Website & Einbindung unter Punkt 2.
6. Kanal-Token: den Token aus Schritt 3 einfügen.
7. Klicken Sie Verbindung testen. Bei Erfolg zeigt das Plugin Ihren Firmennamen, den Kanal und die Zahl der Terminarten, Formulare und Standorte.
8. Speichern. Oben rechts steht dann Verbunden.

Schritt 5: Design-Studio

Im Reiter Design-Studio passen Sie das Widget an Ihre Website an. Rechts sehen Sie eine Live-Vorschau mit Ihren echten Terminarten. Aus der Vorschau wird nichts an CATAMA gesendet.

Speichern Sie mit Design speichern.

Schritt 6: Auf einer Seite einbinden

Der Reiter Einbindung listet alle Shortcodes mit den echten Nummern Ihrer Bereiche, Terminarten und Formulare. Jede Zeile hat einen Kopier-Button.

[catama_booking] und [catama_lead] verstehen zusätzlich title="..." für eine eigene Überschrift. Der Button versteht dieselben Angaben wie die Buchung, also category, service oder form.

Im Block-Editor geht es ohne Shortcode: Block CATAMA Web Connect einfügen und rechts in der Seitenleiste Inhalt wählen (Terminbuchung, Anfrage-Formular oder Button mit Overlay). Dann Bereich, Terminart oder Formular aus der Liste wählen.

Anfrage-Formulare (Leads)

Anfrage-Formulare legen Sie in CATAMA unter Kunden & Kontakte › Leads & Anfragen mit Neues Lead-Formular an.

• Formular-Typ: Kontakt / allgemeine Anfrage, Service / Werkstatt oder Fahrzeugankauf. Der Typ bestimmt die vorgeschlagenen Felder und was beim Umwandeln entsteht: Service legt ein Kundenfahrzeug an, Ankauf ein Bestandsfahrzeug als Lead.
• Website-Formular: Einleitung, Erfolgsmeldung nach dem Absenden oder alternativ eine Weiterleitungs-URL.
• Zuordnung im CRM: Standard-Pipeline, Standard-Verantwortlich, wer benachrichtigt wird.
• Einbindung: der fertige Shortcode für WordPress zum Kopieren.
• Abgefragte Felder bearbeiten führt in den Reiter Felder der Online-Buchungen. Dort sind auch Fahrzeugschein- und Foto-Uploads möglich.

Ein abgesendetes Formular erscheint unter Eingegangene Leads. Dort wandeln Sie es in einen Kunden oder eine Verkaufschance um.

Was der Besucher sieht

1. Bereich und Leistung wählen, bei mehreren Filialen auch den Standort.
2. Freien Termin wählen. Das Widget zeigt eine Woche mit Vormittag und Nachmittag, blättern geht wochenweise.
3. Kontaktdaten, Fahrzeug und weitere Angaben eintragen, je nach Terminart auch Wünsche wie „Ich warte vor Ort“, Ersatzfahrzeug oder Hol- und Bringservice. Bei Anfragen optional einen Alternativtermin.
4. Angaben prüfen, Datenschutz bestätigen und Terminanfrage senden bzw. Termin verbindlich buchen.
5. Bestätigung mit Vorgangsnummer, Kalenderdatei und Link Termin verwalten.

Über den Link aus der E-Mail sieht der Kunde seinen Termin, lädt die Kalenderdatei, nimmt einen Gegenvorschlag mit einem Klick an oder sagt ab, falls Sie das unter Texte & Rechtliches erlaubt haben. Dafür braucht er kein Konto.

Anfragen in CATAMA bearbeiten

Neue Anfragen erscheinen im Reiter Eingang der Online-Buchungen. Oben stehen die Zahlen: offen, neu heute, bestätigt in den letzten 30 Tagen und die durchschnittliche Reaktionszeit.

Ein Klick auf eine Anfrage zeigt rechts die Details, die Tagesbelegung des gewünschten Tages und den Abgleich mit Kundenstamm und Kundenfahrzeugen. Von dort:

• Termin anlegen: trägt den Termin in den Zielkalender ein, verknüpft oder legt Kunde und Fahrzeug an und schickt auf Wunsch die Bestätigung mit Kalenderdatei.
• Neuen Termin vorschlagen: der Kunde nimmt den Vorschlag per Klick an.
• Rückfrage, Absagen, Als Lead übernehmen, als Spam markieren.
• Bearbeiter zuweisen und eine interne Notiz speichern.

Sofortbuchungen stehen schon im Kalender, im Eingang erscheinen sie zur Kontrolle. Der Reiter Auswertung zeigt die letzten 30 Tage nach Tag, Terminart, Status und Website.

Updates

Das Plugin bezieht seine Updates vom Update-Server von CATAMA Software, nicht von WordPress.org. Gibt es eine neue Version, erscheint sie wie jedes andere Plugin-Update unter Dashboard › Aktualisierungen und in der Plugin-Liste. WordPress prüft etwa alle 12 Stunden von selbst.

Direkt im Plugin aktualisieren

Öffnen Sie Einstellungen › CATAMA Web Connect, Reiter Updates. Dort sehen Sie die installierte und die verfügbare Version.

• Jetzt nach Updates suchen fragt den Update-Server sofort ab, ohne die automatische Prüfung abzuwarten.
• Jetzt auf Version x.x.x aktualisieren erscheint, wenn eine neuere Version bereitsteht. Ein Klick installiert das Update sofort. Ihre Einstellungen und das Design bleiben erhalten.
• Darunter steht die Liste der Änderungen je Version.

Vor der Installation prüft das Plugin die Prüfsumme des Update-Pakets. Ist das Paket beim Download beschädigt worden, bricht das Update ab und die bisherige Version bleibt aktiv.

Automatische Updates

Im Reiter Updates schalten Sie mit Neue Versionen automatisch installieren die automatischen Updates ein oder aus. Bei einer neuen Installation ist der Haken gesetzt. WordPress installiert neue Versionen dann selbst im Hintergrund. Derselbe Schalter steht in der Plugin-Liste in der Spalte Automatische Aktualisierungen. Beide Stellen zeigen immer denselben Stand.

Umstieg von Version 1.0.0

Version 1.0.0 hat Updates noch über Ihre CATAMA-Adresse gesucht. Nach dem nächsten CATAMA-Update bietet WordPress dort die neue Version an. Installieren Sie dieses Update einmal wie gewohnt über die Plugin-Liste. Ab dann kommen alle Updates vom Update-Server von CATAMA Software. Sie können die neue Version auch über den Download-Link per Plugin hochladen über die alte Version installieren.

Sicherheit und Datenschutz

• Der Kanal-Token bleibt auf dem WordPress-Server. Besucher sehen ihn nicht, auch nicht im Quelltext der Seite.
• CATAMA nimmt Anfragen nur von den freigegebenen Domains an und begrenzt die Zahl der Anfragen je Besucher.
• Die Einwilligung des Kunden wird mit Zeitstempel, IP-Adresse und Seite zur Anfrage gespeichert.
• Abgelehnte und stornierte Anfragen löscht CATAMA nach der eingestellten Frist.
• Nehmen Sie die Online-Terminbuchung in Ihre Datenschutzerklärung auf.

Wenn etwas nicht klappt

„Verbindung testen“ schlägt fehl

• CATAMA-Adresse prüfen: mit https://, ohne Pfad, ohne Schrägstrich am Ende.
• Token neu kopieren. Wurde in CATAMA ein neuer Token erzeugt, gilt der alte nicht mehr.
• Der Kanal muss in CATAMA Aktiv sein.
• Die Domain der Website muss unter Freigegebene Domains stehen. Für eine Testseite auf einer anderen Domain tragen Sie diese zusätzlich ein.
• Meldet das Plugin, CATAMA sei nicht erreichbar, blockiert eventuell eine Firewall beim Hoster ausgehende Verbindungen. Fragen Sie Ihren Hoster.

„Aktuell sind keine Termine online buchbar“

• Sind dem Kanal Terminarten zugeordnet, und sind diese aktiv?
• Gibt es unter Verfügbarkeit Öffnungszeiten für den Standort? Tage ohne Zeitfenster sind geschlossen.
• Mindestvorlauf, Buchungshorizont, Sperrtage und belegte Kalenderspalten prüfen. Die Slot-Vorschau zeigt, was der Kunde sieht.

Änderungen aus CATAMA erscheinen nicht

Das Plugin merkt sich die Konfiguration bis zu 5 Minuten. Warten Sie kurz oder öffnen Sie im Plugin den Reiter Einbindung. Er lädt die Konfiguration neu aus CATAMA. Ein Caching-Plugin auf der Website kann Seiten zusätzlich zwischenspeichern.

Keine E-Mails an Kunden

Unter Texte & Rechtliches › E-Mails an Kunden muss bei der Vorlage Automatisch senden gesetzt sein. Für den Versand nutzt CATAMA Ihr hinterlegtes E-Mail-Konto.

Update lässt sich nicht installieren

Klicken Sie im Reiter Updates auf Jetzt nach Updates suchen und versuchen Sie es noch einmal. Meldet WordPress eine falsche Prüfsumme oder einen Download-Fehler, blockiert eventuell eine Firewall beim Hoster den Zugriff auf www.catama-software.de. Dann laden Sie die aktuelle ZIP-Datei über den Download-Link und installieren sie per Plugin hochladen erneut. WordPress fragt, ob es die vorhandene Version ersetzen soll. Ihre Einstellungen bleiben erhalten.

Hilft das alles nicht, schreiben Sie uns an support@catama-software.de. Nennen Sie die Adresse Ihrer Website, den Namen des Kanals und die Fehlermeldung.