Funktionen aktivieren und Texte hinterlegen

Alle drei Funktionen werden zentral eingerichtet unter:

System › Einstellungen › Terminbenachrichtigungen

1. Haken bei „Terminbenachrichtigungen aktivieren“ setzen.
2. Versandkanal wählen: E-Mail, SMS oder Beides.
3. Für Bestätigung und Erinnerung jeweils Betreff, E-Mail-Text und SMS-Text hinterlegen.
4. Für die Fertigstellungsnachricht zusätzlich den Haken bei
   „Fertigstellungsbenachrichtigung aktivieren“ setzen.
5. Einstellungen speichern – fertig.

In den Texten können Sie Platzhalter wie z. B. {{customer_name}},
{{appointment_date}} oder {{mobile_sign}} verwenden.
Diese werden beim Versand automatisch durch die echten Daten des Kunden bzw. Termins ersetzt.
Die verfügbaren Platzhalter werden direkt im Einstellungsbereich angezeigt.

Dem Kunden den neuen Termin bestätigen

Die Terminbestätigung senden Sie direkt beim Anlegen oder Bearbeiten eines Termins im Kalender:

1. Termin im Kalender anlegen oder öffnen und einen Kunden zuweisen.
2. Statt „Speichern“ auf den Button „Speichern & Senden“ klicken.
3. Es öffnet sich eine Vorschau der Nachricht: Sie sehen den Empfänger,
   die E-Mail-Adresse bzw. Mobilnummer und den fertigen Text.
4. Mit „Jetzt senden“ bestätigen – oder mit
   „Abbrechen“ nur speichern, ohne zu senden.

Es wird also nie etwas ohne Ihre Bestätigung verschickt – Sie haben vor jedem Versand die volle Kontrolle.

Automatische Erinnerung am Vortag

Ist unter den Einstellungen die „Automatische Erinnerung“ aktiviert,
erhalten alle Kunden mit einem Termin am nächsten Tag automatisch eine Erinnerung –
zur eingestellten Versandzeit am Vortag (z. B. 18:00 Uhr).

• Über den Status-Filter legen Sie fest, für welche Termin-Status
  Erinnerungen verschickt werden (z. B. nur bestätigte Termine).
• Jeder Termin erhält nur einmal eine Erinnerung – doppelter Versand ist ausgeschlossen.

Erinnerung manuell senden

Zusätzlich sehen Sie in der Erinnerungsliste (Übersicht der anstehenden Termine)
alle Termine des nächsten Tages:

1. In der Liste beim gewünschten Termin auf E-Mail, SMS
   oder Beides klicken.
2. Die Erinnerung wird sofort verschickt.
3. Bereits erinnerte Termine sind mit einem grünen Häkchen und dem Sendezeitpunkt markiert.

„Ihr Fahrzeug ist abholbereit“

Sobald ein Auftrag fertig ist, informieren Sie den Kunden direkt aus dem Auftrag heraus:

1. Den Auftrag bzw. die Rechnung öffnen.
2. Im Aktionsmenü „Verwalten“ des Belegs auf „Fertigstellung senden“ klicken.
3. Im Dialog den Versandkanal wählen (E-Mail und/oder SMS) und die Vorschau prüfen.
4. Absenden – der Kunde erhält die Nachricht, dass sein Fahrzeug abholbereit ist.

In der Nachricht werden automatisch die Fahrzeugdaten eingesetzt, z. B. Kennzeichen,
Marke und Modell. Der Menüpunkt erscheint nur, wenn die Funktion in den Einstellungen aktiviert ist.