Was sind Sub-Types? Sub-Types ermöglichen es Ihnen, bei bestimmten Belegarten eine zusätzliche Kategorisierung vorzunehmen. Dadurch können Sie Ihre internen Dokumente, Bestellungen und Garantieabwicklungen noch genauer organisieren und klassifizieren.

Wann werden Sub-Types verwendet? Das Sub-Type Feld erscheint automatisch, wenn Sie folgende Belegarten auswählen:

• Interne Dokumente
• Garantieabwicklung
• Bestellungen Bei allen anderen Belegarten (Rechnung, Angebot, Lieferschein, etc.) wird dieses zusätzliche Feld nicht angezeigt.

Anwendung Schritt für Schritt

1. Beleg erstellen oder bearbeiten Öffnen Sie einen neuen Beleg oder bearbeiten Sie einen bestehenden Beleg.
2. Belegart auswählen Wählen Sie als Hauptbelegart entweder:
   • Interne Dokumente oder
   • Garantieabwicklung
   • Bestellung
3. Sub-Type festlegen Nachdem Sie eine dieser Belegarten ausgewählt haben, erscheint automatisch ein zusätzliches Auswahlfeld mit der Bezeichnung „Belegart“. In diesem Feld können Sie nun eine Unterkategorie auswählen
4. Beleg speichern Speichern Sie den Beleg wie gewohnt. Die ausgewählte Unterkategorie wird mit gespeichert.
5. Beleg später bearbeiten Wenn Sie den Beleg später erneut öffnen, wird die zuvor ausgewählte Unterkategorie automatisch angezeigt und kann bei Bedarf geändert werden.

Praktische Beispiele Beispiel 1: Interne Rechnung Sie möchten eine interne Rechnung zwischen Abteilungen erstellen:

1. Neuen Beleg erstellen
2. Hauptbelegart: „Interne Dokumente“ auswählen
3. Im Sub-Type Feld: „Rechnung“ auswählen
4. Beleg wie gewohnt ausfüllen und speichern ➜ Ergebnis: Ein internes Dokument vom Typ „Rechnung“ Beispiel 2: Garantieabwicklung für ein Angebot Sie wickeln eine Garantie ab und möchten dies als Angebot dokumentieren:
5. Neuen Beleg erstellen
6. Hauptbelegart: „Garantieabwicklung“ auswählen
7. Im Sub-Type Feld: „Angebot“ auswählen
8. Beleg wie gewohnt ausfüllen und speichern ➜ Ergebnis: Eine Garantieabwicklung vom Typ „Angebot“

Vorteile der Sub-Type Funktion ✅ Bessere Organisation – Detailliertere Kategorisierung Ihrer Dokumente ✅ Übersichtlichkeit – Schnelleres Auffinden spezifischer Dokumenttypen ✅ Flexibilität – Verschiedene Dokumentarten innerhalb einer Hauptkategorie ✅ Automatische Vorauswahl – Gespeicherte Sub-Types werden beim erneuten Öffnen angezeigt

Häufig gestellte Fragen (FAQ) F: Muss ich immer einen Sub-Type auswählen? A: Nein, die Auswahl ist optional. Wenn Sie keinen Sub-Type auswählen, wird der Beleg trotzdem gespeichert. F: Kann ich den Sub-Type nachträglich ändern? A: Ja, öffnen Sie einfach den Beleg erneut und wählen Sie einen anderen Sub-Type aus. F: Warum sehe ich das Sub-Type Feld nicht? A: Das Feld wird nur bei den Belegarten „Interne Dokumente“, „Bestellungen“ und „Garantieabwicklung“ angezeigt. Bei anderen Belegarten ist es nicht verfügbar. F: Welche Sub-Types stehen zur Auswahl? A: Ihnen stehen die meisten Standard-Belegarten zur Auswahl (Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, etc.). Die Sub-Types können aber auf Wunsch erweitertet werden. F: Beeinflusst der Sub-Type die Belegnummer? A: Nein, der Sub-Type dient nur der besseren Kategorisierung. Die Belegnummer wird wie gewohnt vergeben.

Zusammenfassung Die Sub-Type Funktion ist ein praktisches Werkzeug zur detaillierteren Kategorisierung von internen Dokumenten und Garantieabwicklungen. Sie erscheint automatisch bei den entsprechenden Belegarten und hilft Ihnen, Ihre Dokumente noch besser zu organisieren. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an den Support.